Introducció

Què es gConvenis

És un servei que dóna suport al procés de tramitació, signatura i seguiment del cicle de vida dels convenis que es porten a terme a la UPC.

gConvenis permet gestionar totes les fases del procés:

1. Elaboració del conveni
2. Elaboració i signatura de la Memòria justificativa
3. Elaboració i signatura de la Validació del conveni
4. Signatura del conveni
5.  Seguiment del cicle de vida del conveni: denúncia, caducitat, pròrroga, i addendes

En la seva versió inicial gConvenis no permet gestionar els convenis que gestiona el Centre de Transferència de Tecnologia (CTT) així com els convenis de cooperació educativa.

gConvenis dóna suport a:

1. El procés d’elaboració del conveni. Aquest procés s’inicia amb l’aportació del document inicial del conveni per part del tramitador. El tramitador, quan envia quan envía a la UCEV un conveni, a més del fitxer del conveni ha d’indicar:
   • Si el conveni se signarà en paper o electrònic.
   • Qui signa primer, la UPC o l’altra part.
   • Qui és el promotor del conveni.
   • Si la signatura del conveni genera despesa per a la UPC: indicar l’exercici i concepte pressupostari.

     quan envía a la UCEV un conveni, a més del fitxer del conveni ha d’indicar

2. Continua amb les revisions, que, si s’escau, fan les diferents unitats, i finalitza quan la UCEV dóna per correcte el document.                                                                                                                                                                         
3. Un cop elaborat el conveni, s’inicia el procés  d'elaboració i signatura de la Memòria justificativa. Les persones o unitats involucrades en aquesta fase  varien en funció del contingut del conveni. És la UCEV qui identifica les persones.                                                                                                                                                                          
4. Un cop elaborat el conveni i la Memòria justificativa, s’inicia el flux d’aprovació. De la mateixa forma que en el cas de la memòria, la relació de persones validadores del conveni varia en funció la naturalesa i contingut del conveni i, per tant, és la UCEV  la que establirà la relació de validadors del conveni.                                                                      
5. Un cop finalitzada l’elaboració del conveni, la Memòria justificativa  i la Validació, s’inicia la fase final que correspon a la signatura per part del Rector (o membre de l'equip directiu designat a tal efecte) i empreses i/o institucions signants en el conveni.                                                                                                                             
6. Els convenis signats passen a la fase de seguiment, des de la qual es gestiona el seu cicle de vida en el qual el sistema genera  notificacions de dates de caducitat/denuncia/pròrroga i dona  suport a la renovació del conveni per a la realització d’addendes, pròrrogues

Accés a l'aplicació i rols d'usuari

Login

Podeu accedir a gConvenis mitjançant les credencials UPC (usuari i password intranets UPC) o mitjançant l'ús  del certificat digital. A tal efecte s'utilitza el mòdul de CAS de la UPC (?):

Rols d'usuari

• Promotor/Unitat promotora: persona o unitat de la UPC que promou el conveni i com a tal assumeix els compromisos i obligacions derivades de la signatura del conveni, i que participa amb la UCEV en l'elaboració del conveni definitiu.
• Unitat de convenis i entitats vinculades (UCEV): unitat que centralitza i gestiona els convenis des de l'alta, i la recollida de les signatures, fins la gestió del seu cicle de vida
• Unitat revisora: unitat que participa en l'elaboració del conveni a instància de la UCEV, que pot  necessitar en un moment donat assessoria d'aquestes unitats.
• Unitat gestora: unitat encarregada de participar en la fase d'elaboració del conveni (amb els mateixos permisos que el promotor del conveni) i de gestionar el conveni un cop aquest ha estat signat.  Cal indicar que de vegades la Unitat gestora coincideix amb la Unitat promotora del conveni i el tramitador del mateix.
• Tramitador/a: persona que es comunica amb la UCEV en la fase de elaboració del conveni.