Vés al contingut (premeu Retorn)

Normativa

1. Introducció

El servei de correu electrònic és un dels primers serveis TIC que va oferir UPC i continua essent una eina fonamental en el treball diari. Amb el temps, hi ha hagut diversos canvis en el context que recomanen establir un model de gestió del servei i una ordenació de l'espai d'adreces i del seu ús. Entre aquests s'hi compten:

  • La socialització del servei de correu, que ha deixat de ser un servei difícil de tenir. Això facilita la obtenció de servei de correu a títol personal i, per tant, permet reconduir el correu UPC cap un servei de naturalesa laboral, desvinculat dels usos privats.
  • La progressiva substitució del correu electrònic com a eina organitzativa per altres sistemes més adequats i, singularment, els sistemes de ticketing. Aquest fet obre la oportunitat de reduir l'exagerada quantitat d'adreces de correu «institucionals» que operen en aquests moments i que dificulten a l'usuari dirigir-se a l'interlocutor escaient.
  • La necessitat de compatibilitzar l'espai d'adreces de correu amb la resta d'identificadors usats en la identitat digital.
  • L'oportunitat de caminar cap a una gestió única del sistema de correu UPC que garanteixi un servei de qualitat a tota la seva plantilla.

Aquest document de política aplica a la UPC, les entitats del grup i les entitats vinculades i regula:

    • L'espai d'adreces de correu
    • La gestió del servei de correu i les seves bústies

Té diversos objectius:

    • Simplificar l'espai d'adreces de correu i compatibilitzar-lo amb la identitat digital
    • Potenciar les bústies personals, que s'han de veure com un instrument laboral, i disminuir l'ús de bústies no personals, que s'han de reduir al mínim imprescindible.
    • Simplificar la gestió tècnica del servei de correu
    • Fomentar les polítiques de baixa per tal d'evitar el creixement desmesurat del nombre de bústies i, per tant, del cost del servei
    • Garantir unes condicions de servei equiparables a tots els usuaris
    • Fomentar l'ús de lés bústies de correu per allò que estan pensades i desincentivar el seu ús com a «arxivador general».

El correu està inclòs dins del servei TIC «correuUPC», que comprèn quatre subserveis diferenciats: correu electrònic, agenda, llistes de tasques i llibreta d'adreces. Aquest document només fa referència al primer dels subserveis.

2. Política de gestió del correu electrònic UPC

Aplica a la UPC en sentit estricte: òrgans de govern, unitats acadèmiques i unitats d'administració i serveis.

2.1 Espais d'adreces

L'objectiu és operar amb quatre espais d'adreces diferents. A banda de diferenciar el tipus d'adreça, en un futur facilitarà operar amb diferents espais de noms i pal·liarà la polució d'aquests espais.

  • @upc.edu
    Per a l'operativa ordinària dels treballadors i els serveis d'UPC
  • @estudiant.upc.edu
    Per a l'operativa dels estudiants UPC
  • @event.upc.edu
    • Per a les adreces temporals UPC
  • @tcn.upc.edu
    Per al suport tècnic dels sistemes TIC

2.2 Tipus (perfils) d'adreça

  • Es dissocien les persones físiques dels càrrecs (fins a un cert nivell). Amb això es busca fer més fàcil la transmissió d'un càrrec a una altra persona i la separació de la vida com a treballador UPC i com a càrrec. Això és especialment rellevant en aquells càrrecs més volàtils (càrrecs electes, càrrecs de confiança, etc.).
  • Es consideraran els següents tipus de bústies d'entrada de correu:

    Perfil Id Domini Observacions
    Persona física UPC PF @upc.edu Correspon a cadascuna de les persones físiques:
    • Treballador UPC
    • Estudiant de doctorat UPC
    • Personal formalment vinculat a UPC
    • Personal jubilat incorporat al programa «UPC Sènior»
    Òrgan unipersonal ORG @upc.edu Correspon a cadascun dels òrgans unipersonals de la UPC reconeguts als seus estatuts.
    Institucional UPC INS @upc.edu Correspon a la cara pública d'algunes unitats estructurals. Per exemple serveis d'informació lligats a una escola o a un grau, punts d'atenció, etc.
    L'esperit d'aquesta és minimitzar aquests tipus d'adreces per evitar la pol·lució de l'espai d'adreces i les dificultats als usuaris dels serveis. Cal considerar altres eines alternatives com llistes o gestors de tiquets.
    Temporal UPC TMP @event.upc.edu

    Són bústies vinculades a esdeveniments puntuals (organització de congressos, campanyes de promoció, etc.).
    Suport tècnic ST @tcn.upc.edu Són bústies usades com a suport tècnic de certs sistemes TIC. Molts sistemes TIC usen el correu com a medi per comunicar informació als tècnics, per exemple un SAI pot informar automàticament als tècnics de que s'està quedant sense bateria. L'ús d'aquest perfil d'adreça té aquesta funció.

2.3 Esquema d'adreces

Perfil Esquema Comentaris
Persona física UPC <id>@upc.edu <id> ve determinat per la política d'identitat. És l'identificador usat universalment per denotar una persona. Ara mateix <nom>.<cognom> però pot canviar.
Òrgan unipersonal

<carrec>@upc.edu

 

<carrec>.<unitat>@upc.edu

  • Es manté el sufix d'unitat quan escau. El sufix correspondrà obligatòriament amb l'acrònim oficial de la unitat que pot consultar-se a la «Relació de codis i unitats» del GPAQ.
  • S'afavoriràn sempre que es pugui les adreces invariants amb l'objectiu de fer més senzill el nomenament de nous càrrecs i facilitar el contacte amb ells. Particularment s'usaran obligatòriament els següents noms:
    rector@upc.edu
    gerent@upc.edu
    sec-general@upc.edu
    director.<unitat>@upc.edu
    dega.<unitat>@upc.edu
    sec-academic.<unitat>@upc.edu
    sindic@upc.edu
  • Per als organs unipersonals que varien segons el repartiment de competències de cada moment s'usarà el següent esquema:
    vre.<ambit>@upc.edu
    dlg.<ambit>@upc.edu
    sd.<ambit>.<unitat>@upc.edu
    vd.<ambit>.<unitat>@upc.edu
  • Les bústies són obligatòriament permanents més enllà de qui ocupa el càrrec, de forma que el següent ocupant de l'òrgan hereta el seu contingut.
  • En cas que el càrrec tingui gènere, existirà sistemàticament un àlies de forma que canvis en qui ocupa el càrrec no impliquin canvis en la bústia. Per exemple, de manera permanent hom podrà dirigir-se al rector usant indistintament l'adreça rector@upc.edu o rectora@upc,edu.

Exemples:


degana.fib@upc.edu
director.etseib@upc.edu

dlg.tic@upc.edu

sd.internacionals.etsab@upc.edu

sd.infraest.epsem@upc.edu

vd.grau.fib@upc.edu

vd.master.fnb@upc.edu

Institucional UPC

<unitat>@upc.edu

 

<servei>.<unitat>@upc.edu

  • Les unitats admeses són: centres, departaments, utg/campus, serveis.
  • L'adreça no pot confondre's amb cap de les anteriors.
  • La proliferació d'adreces institucionals és contraproduent pels usuaris que hi han de contactar atesa la confusió que crea. Per aquest motiu és un objectiu explíciti d'aquesta política reduir-ne tant com sigui possible el nombre.
  • El sufix <unitat> correspondrà obligatòriament amb l'acrònim oficial de la unitat que pot consultar-se a la «Relació de codis i unitats» del GPAQ.


Exemples:

 

fib@upc.edu
serveipersonal@upc.edu
info.fib@upc.edu
enginyeriamines.epsem@upc.edu
puc.sp@upc.edu
reserves.utgaeib@upc.edu

delegacio.etseib@upc.edu

Temporal UPC

<id>@event.upc.edu

  • S'usarà la notació de punts per separar. Per tal d'evitar conflictes de noms, es poden vetar identificadors massa genèrics tipus «congres», «reunio», etc.

Exemples:


info.vldb@event.upc.edu
vldb@event.upc.edu

Suport tècnic

<id>.<servei>@tcn.upc.edu

L'indicador de <servei> ha de permetre determinar l'equip TIC responsable de l'adreça
Estudiants

<id>@estudiant.upc.edu

<id> ve determinat per la política d'identitat. És l'identificador usat universalment per denotar una persona. Ara mateix <nom>.<cognom> però pot canviar.

2.4 Cicle de vida

Perfil Esquema Sol·licitant Concessió Responsable Durada
Persona física UPC <id>@upc.edu @upc.edu Alta automàtica en vincular-se a UPC. Directa. Lligada a la vinculació amb UPC El titular nominal.

Automàtica. Fins que cessi la vinculació + la carència que estableix el sistema d'identitat.

Persona jubilada incorporada a «UPC Sènior» <id>@upc.edu @upc.edu Alta automàtica en incorporar-se al programa «UPC Sènior» Directa en incorporar-se al programa «UPC Sènior» El titular nominal.

Automàtica. Fins a la desvinculació del programa «UPC Sènior» d'acord amb les condicions del programa.

Òrgan unipersonal UPC

<carrec>@upc.edu

<carrec>.<unitat>@upc.edu

@upc.edu Secretari general o responsable de la unitat via ATIC. Directa. El titular nominal. Manual. Desaparició de l'òrgan
Institucional UPC <servei>.<unitat>@upc.edu @upc.edu Responsable de la unitat a
ATIC. En el cas de les unitats de servei, el responsable immediatament sota la gerència. En el cas de les unitats acadèmiques, el director o degà.
Sota demanda. Lligada a un responsable que l'avala. El responsable d'unitat que l'avala. Automàtica. Confirmació de renovació bianual al responsable i baixa automàtica en cas de silenci.
Temporal UPC <id>@event.upc.edu @event.upc.edu

Qualsevol treballador permanent a temps complet.

En règim d'autoservei.

Directa. Lligada a la persona física que la sol·licita. La persona que la sol·licita.

Automàtica. Afitada a un any + 3 mesos.

Sense possibilitat de perllongar-la.

Suport tècnic <id>.<servei>@tcn.upc.edu @tcn.upc.edu Els responsables dels Serveis Informàtics que es designin.

Sota demanda.

Lligada a un sol·licitant. S'obté en règim d'autoservei.

La persona que la sol·licita.

Manual. Mentre existeixi la necessitat. La dóna de baixa el responsable.
Estudiant <id>@estudiant.upc.edu @estudiant.upc.edu Alta automàtica en vincular-se a UPC

 

 

Automàtica. Fins que cessi la vinculació + la carència que estableix el sisteam d'identitat.
  • El rector i el gerent poden sol·licitar una baixa immediata d'una bústia a ATIC quan les circumstàncies així ho requereixin.
  • Tota bústia té una única persona responsable a tots els efectes com s'indica a la taula anterior(*) Jubilats.

2.5 Cabuda de la bústia

  • Es desitja facilitar que les unitats que s'autogestionen el correu tinguin a disposició un servei que els faciliti migrar si els convé. En força casos la raó per no migrar és la cabuda de les bústies. Amb el correu autogestionat poden pagar-se el volum de bústia que requereixen. La política de cabuda de la bústia ha de ser prou flexible per encabir aquestes situacions.
  • La cabuda de les bústies del servei es mesura de forma discreta en base a quantums. Un quàntum de bústia és en aquests moments de 5Gb.
  • L'esgotament de la cabuda d'una bústia comporta inexorablement la impossibilitat per rebre nous missatges fins que es gestioni la situació ja sigui alliberant espai o bé llogant nous quantums.
  • Com a molt una vegada a l'any, i de forma no acumulable, es pot demanar per a qualsevol bústia un increment puntual de cabuda d'un quàntum, que durarà com a molt 4 setmanes. La finalitat és poder atendre necessitats puntuals. Caldrà sol·licitar-ho en règim d'autoservei com s'indicarà a la documentació.
  • Les unitats poden incrementar la cabuda base d'algunes o totes les seves bústies en la mesura que trobin escaient (sempre que hi hagi disponibilitat) llogant més quàntums al preu que s'estableixi. El lloguer de quàntums és per anys naturals i amb una única factura a la unitat al finalitzar l'any. Els increments es renovaran de manera automàtica excepte que es digui el contrari amb un mes d'antelació.
  • La mida de les bústies depèn del perfil i segueix aquest esquema:
    Perfil Mida (quantum)
    Persona física UPC 1
    Òrgan unipersonal UPC 2
    Institucional UPC 3
    Temporal UPC 2
    Suport tècnic 2

2.6 Finançament del servei

El servei es finança a través del pressupost centralitzat excepció feta de les possibles ampliacions de bústia.

2.7 Operació del servei

2.7.1 Baixes de bústies i reduccions de quota

  • La baixa d'una bústia requerirà un avís un mes abans de ser esborrada i un darrer avís una setmana abans. Les baixes immediates sol·licitades per rector o el gerent es faran sense avís previ.
  • L'avís es farà usant la mateixa bústia.
  • Es conservarà còpia de bústia esborrada durant sis mesos. Durant aquest 6 mesos, els correus rebuts a la bústia es retornaran a l'emissor amb un missatge segons el perfil del receptor.  
Perfil Id Domini Missatge

Persona física UPC

Jubilat «UPC Sènior»

PF @upc.edu Durant 6 mesos es retorna el correu amb el missatge: Aquesta bústia ja no és operativa, pots trobar informació de contacte en el directori de la UPC

Òrgan unipersonal ORG @upc.edu Durant 6 mesos es retorna  el correu indicant on s'ha de dirigir el correu
Institucional UPC INS @upc.edu Durant 6 mesos es retorna  el correu indicant on s'ha de dirigir el correu
Temporal UPC TMP @event.upc.edu

No hi ha acció
Suport tècnic ST @tcn.upc.edu No hi ha acció

 

2.7.2 Rebaixa de quota

En vèncer una ampliació de quota adquirida amb qualsevol dels mecanismes escrits es fa necessari aplicar una rebaixa de quota. L'acció de rebaixa de quota s'anunciarà a la mateixa bústia quinze dies abans de posar-se en marxa. Si el moment d'aplicar la rebaixa de cabuda es dóna la circumstància de que el contingut de la bústia supera la nova cabuda, la bústia restarà bloquejada i deixarà de rebre correu fins que s'alliberi espai o bé adquireixin nous quantums de cabuda.

2.7.2 Backups de les bústies i restauració

  • En cas de necessitat, es podrà sol·licitar la restauració de la bústia adreçant-se a ATIC.
  • La restauració únicament reemplaçarà la bústia actual per la còpia del dia anterior. Noti's que això comporta pedre els moviments que s'hagin pogut rebre des del darrer backup fins el moment de la restauració. ATIC us pot informar de la hora en que es va fer la còpia.

2.7.3 Àlias

  • Únicament es mantindran àlias en dos casos
    • Per bústies personals que provinguin d'esquemes d'adreçament antics o de canvis d'identitat. En aquest supòsit:
      • Es mantindrà durant 2 anys la redirecció a l'adreça antiga
      • A partir del segon any i de forma indefinida, es rebotarà un correu que remet al directori UPC.
      • La baixa de l'adreça vigent comporta la baixa automàtica dels àlies associats.
    • Per adreces d'òrgan unipersonal: Quan escaigui àlias amb gènere complementari indefinidament (dega.fib@upc.edu + degana.fib@upc.edu).

2.7.4 Redireccions a serveis de correu externs

  • La redirecció de l'adreça UPC comporta riscos legals atès que desvia contingut potencialment sensible des del punt de vista legal (protecció de dades, privacitat, etc) a tercers sense que entre aquests i la UPC hi hagi cap acord que n'estableixi les garanties necessàries.
  • En virtut del punt anterior s'estableix que no es podrà redireccionar cap bústia a un servei extern a UPC.

2.7.5 Redireccions a serveis de correu interns

  • Les bústies personals podran redireccionar-se a qualsevol proveïdor de correu UPC.
  • No es permeten redireccions entre adreces del servei CorreuUPC excepte en el cas de les adreces institucionals, que poden ser redirigides a adreces personals.

2.8 Migració d'unitats amb servei local de correu al servei «correuUPC»

  • Les unitats que gaudien d'un servei de correu local i decideixen integrar-se al servei «CorreuUPC» ho podran fer d'acord amb el següents criteris:
    • S'aplicarà la política d'àlies respecte a les adreces que tenien fins el moment.
    • La mida de la bústia serà la estàndard d'acord amb el perfil. En cas que la unitat vulgui incrementar la mida de les seves bústies caldrà que llogui els quantums necessaris durant el temps que consideri escaient.
    • La unitat gaudirà durant un any d'un 10% de quantums extres (respecte el nombre de bústies migrades). A partir d'aquest any les haurà de pagar d'acord amb la tarifa general o renunciar-hi.
    • Les noves altes/baixes relacionades amb la unitat seguiran la política general.
    • Caldrà migrar la totalitat de les adreces del subdomini en qüestió i abandonar el subdomini de correu a tots els efectes.

2.9 Adreces d'estudiantat de grau i màster

  • L'espai d'adreces de l'estudiantat no proveirà bústia sinó únicament una redirecció cap a la bústia personal de l'estudiant. Aquesta redirecció serà responsabilitat del mateix estudiant i serà obligada. La primera redirecció s'establirà en el primer contacte de l'estudiant amb la UPC durant la matrícula. L'estudiant necessitarà, doncs, una adreça personal prèvia.
  • El format de l'adreça serà <id_estudiant>@estudiant.upc.edu on id_estudiant és l'identitat digital de l'estudiant a UPC.
  • La durada de l'adreça d'un estudiant està exclusivament lligada a la seva vinculació com a estudiant d'acord amb el que estableix el model del sistema d'identitat.
  • En cas de tenir doble rol, com a estudiant i personal UPC, l'estudiant tindrà adreça d'estudiant i de personal UPC. La institució s'hi dirigirà pel canal adequat d'acord amb la naturalesa de la comunicació.

2.10 Comunicació per correu de UPC amb les persones

  • La UPC es comunicarà amb tot estudiant usant exclusivament l'adreça <id_estudiant>@estudiant.upc.edu. AIxò inclou les comunicacions automàtiques que es puguin derivar dels processos informàtics i les comunicacions a nivell personal.
  • La UPC es comunicarà amb tots els seus treballadors i personal vinculat usant exclusivament l'adreça <id>@upc.edu. AIxò inclou les comunicacions automàtiques que es puguin derivar dels processos informàtics i les comunicacions a nivell personal.
  • En cas de tenir doble rol, com a estudiant i personal UPC, la institució s'hi dirigirà pel canal adequat d'acord amb la naturalesa de la comunicació.

2.11 Ús incorrecte del servei

  • L'ús incorrecte del servei pot provocar d'ofici la baixa immediata i sense previ avís
  • Entre d'altres, es consideren actuacions incorrectes:
    • Les que vulneren les normes de seguretat de la UPC, la LOPD i les bones pràctiques
    • L'ús d'adreces temporal amb finalitats diferents de les descrites
    • L'ús d'adreces tècniques per a finalitats diferents de les descrites

3. Altres entitats UPC

A banda de UPC estricte i d'acord amb els estatuts UPC, es consideren els següents tipus d'entitats:

  • Grup UPC
  • Entitats vinculades
  • Instituts de recerca vinculats de titularitat mixta
  • Centres adscrits
  • Instituts de recerca adscrits

Pel que fa al correu, se segueix la política que es diu a continuació.

3.1 Grup UPC, entitats vinculades i instituts de recerca vinculats de titularitat mixta

A aquestes entitats, i mentre duri la seva vinculació a UPC, se'ls ofereixen dues alternatives a les que hauran d'optar d'acord amb els seus interessos estratègics i el conveni regulador de la vinculació amb UPC:

  1. S'adhereixen al servei de CorreuUPC en els termes que es descriuen en aquest document sense que això determini la imputació del cost del servei.
  2. Opten per un servei específic de correu que contracten al proveïdor que decideixin. En aquest cas poden usar, si ho consideren escaient, un subdomini de upc.edu. La gestió del domini correspondrà a UPC però la operació del servei, la política aplicada i les responsabilitats que se'n derivin correspondran a l'entitat.

3.2 Centres i instituts de recerca adscrits

No poden emprar el domini de correu UPC.

4. Compromís de l'usuari d'una adreça de correuUPC i d'una bústia 

L'adreça de correu i la bústia és única i personal. La persona amb adreça de correuUPC i bústia es compromet a:

    1. No revelar la contrasenya del correu a ningú, en cas de dubtes de la validesa de la contrasenya, fer un cavi de contrasenya.
    2. Respectar aquesta normativa i fer un bon ús de l'adreça de correu i de la bústia .
    3. Utilitzar el correuUPC per a ús i finalitats lligades a les activitats de docència, de recerca, de transferència de tecnologia o de gestió.  
    4. Avisar al Servei d’Atenció TIC(obriu en una finestra nova) de les possibles fallades de funcionament del correuUPC.

    L'incompliment dels compromisos per part del propietari d'una llista  pot implicar la cancel·lació immediata de la llista.

    5. Compliment de la LOPD

    El servei d'identificació de les Intranets UPC utilitza dades personals subjectes al compliment de la LOPD. Les dades personals son tractades i incloses als fitxers de la UPC per dur a terme una gestió correcta.

    Els usuaris poden exercir, en qualsevol moment, els drets d'accés, rectificació, de les seves dades recopilades i arxivades. L'exercici d'aquests drets s’ha d'efectuar mitjançant una comunicació escrita dirigida al responsable de seguretat LOPD de la UPC a l'adreça aticupcnet.es

    NOTA: A part del que s'ha exposat en aquesta normativa, cal seguir la resta d’indicacions per a aquests casos establertes en:A part del que s'ha exposat en aquesta normativa cal seguir la resta d’indicacions establertes en: el Manual UPC de Protecció de Dades(obriu en una finestra nova), la Normativa de seguretat pròpia de la UPC(obriu en una finestra nova) i les condicions d'us recollides en l'avís legal de la web de la UPC(obriu en una finestra nova).

    Registre de canvis

    • Normativa ver. 1.4 (juliol 2017) Incorporat el servei de correu als jubilats incorporats al programa «UPC Sènior»
    • Normativa ver. 1.3 (abril 2017) Missatge de retorns de les bústies donades de baixa segons perfil de la bústia.
    • Normativa ver 1.2 (gener 2017) canvi de domini @estudiant per @est
    • Normativa ver 1.1 (desembre 2016): Missatge de retorns de les bústies  donades de baixa