Com puc configurar i publicar un butlletí de sessió

Una vegada creat el Butlletí d'òrgan, a l'Òrgan de Govern (per més detall consultar Com puc crear un butlletí a un Òrgan de Govern), cal navegar fins al Butlletí de la sessió que es desitgi configurar o publicar.

Pas 1: Selecció de la sessió a publicar

Utilitzarem el botó “Seleccionar carpeta dels documents”, per tal de seleccionar la sessió que volem publicar:

1. A l’apartat “Ubicació” pitjar al botó “Afegeix”.
2. Navegar fins a la carpeta de la sessió a publicar, seleccionar el "check" i sortir amb la tecla “ESC”.
3. Emmagatzemar la configuració amb el botó “Desar”.
4. Seleccionar del fil d’Ariadna el nostre Butlletí per tornar un altre cop a la gestió del butlletí.

Podem comprobar els documents que conté la sessió configurada al pas anterior amb el botó “Anar a la sessió”.

Amb el botó “Afegir elements”, podem accedir a un quadre de diàleg que ens permetrà seleccionar la informació a publicar. Marcarem els documents que es vulguin publicar i els acceptarem amb “guardar canvis”.

El sistema avisa si un document ja ha estat seleccionat a un altre Butlletí, marcant-ho amb una <<i>>, però el deixa seleccionar sense problema.

Una vegada seleccionats els documents dessitjats, podrem modificar el seu ordre seleccionant i arrossegant cadascun d'ells.Utilitzarem el botó “guardar configuració” per tal d'emmagatzemar les modificacions realitzades.

Pas 3: Previsualització del Butlletí de sessió configurat

Un cop ja tenim seleccionats i ordenats els elements que volem publicar, i abans de confeccionar l'enviament final, podem previsualitzar-ho. Aquesta opció està disponible escollint l'opció "Mostrar com quedarà el Butlletí amb la configuració actual un cop enviat.":

Cal tenir en compte que aquesta funcionalitat només serveix per veure com quedarà el Butlletí a enviar, però no el "consolida".

Pas 4: Creació del Butlletí de sessió a publicar

Tots el pasos previs ens serveixen per confeccionar el Butlletí de sessió a enviar, però no es "consolida" fins a aquest pas:

Quan es consideri que el Butlletí de sessió està finalment acabat, podem crear una "instantània" del mateix, utilitzant l'opció "Guardar una instàntania del Butlletí per enviar-lo posteriorment.":

És important remarcar que això no significa que obligatòriament es faci l'enviament: només ens crea un "document" que podrem gestionar posteriorment per al seu enviament i publicació.

Pas 5: Enviament del Butlletí de sessió

Un cop tenim preparat el Butlletí de sessió, tenim diferents opcions:

• Enviar-lo per correu electrònic: Ens mostra els valors per defecte del Butlletí (remitent, destinataris i assumpte) que podem modificar "en calent" abans de fer l'enviament.
• Modificar el nom del Butlletí.
• Esborrar el Butlletí de sessió creat.

Molt important:  

En realitzar l'acció d'enviar el Butlletí de sessió, és quan el sistema marca tots els documents seleccionats com apúblics. Això vol dir que abans del seu enviament, els documents estan en l'estat original (normalment "intranet") i que només són accessibles pels usuaris que pertanyen a l'Òrgan. Si es vol conservar l'accés "obert" a través del Butlletí de sessió, cal no modificar l'estat "públic" dels documents. 

També cal tenir en compte que només es farà visible la informació "pública" consignada als objectes "document" (dins dels camps "contingut a publicar" i "fitxers públics"). La resta de camps només seran accessibles per les persones que pertanyen a l'Òrgan. És per això que cal tenir molta cura de la informació emmagatzemada a cadascun dels camps per a que es visualitzi la informació adient.