Vés al contingut (premeu Retorn)

Sou a: Inici / Correu UPC v3 (gmail) / El servei / Normativa d'ús del correu

Normativa d'ús del correu

Normativa d'ús del correu

En el consell de Govern del 8 d'octubre del 2019, la UPC va acordar migrar el correu corporatiu al núvol, Acord CG/2019/05/26(obriu en una finestra nova). Aquest acord modifica la normativa de correu existent anteriorment.

El correu Gmail forma part de G Suite for education amb un conjunt de serveis. A dia d'avui els serveis de GSuite que la UPC posa a disposició dels usuaris son:

  • Gmail amb Xat i Meet
  • Calendari
  • Contactes
La resta de serveis de G Suite for education s'aniran adoptant progresivament. Si es fa ús d'algun dels serveis de G Suite for education s'ha de tenir en compte que:

El correu Gmail permet accedir al correu des de qualsevol dispositiu (PC, portàtil, tauleta o mòbil), amb la màxima eficiència i amb les millors funcionalitats del mercat. A més, la plataforma G Suite disposa d'altres aplicacions molt interessants, com són Drive (sistema per emmagatzemar i compartir fitxers), Calendar (sistema d'agenda), Hangouts (sistema de videoconferència). A més, aquestes aplicacions interactuen perfectament per aconseguir una experiència d'usuari molt millor.

En el moment que una persona es vncula amn la UPC se li dona identitat digital que comporta la creació de la bustia, la federació de l'identitat digital UPC amb la de Google i l'accés a la G Suite de Google,.El servei de correu i la resta de serveis que ofereix la G Suite de Google els ofereix Google amb les condicions que estableix en el conveni G Suite per educació(obriu en una finestra nova)

Objecte

Aquest normativa aplica a la UPC, les entitats del grup i les entitats vinculades i regula:

  • L'espai d'adreces de correu
  • La gestió del servei de correu i les seves bústies
  • Té diversos objectius:
  • Simplificar l'espai d'adreces de correu i compatibilitzar-lo amb la identitat digital
  • Potenciar les bústies personals, que s'han de veure com un instrument laboral, i disminuir l'ús de bústies no personals, que s'han de reduir al mínim imprescindible.
  • Simplificar la gestió tècnica de l'espai d'adreces.
  • Fomentar les polítiques de baixa per tal d'evitar el creixement desmesurat del l'espai d'adreces.
  • Fomentar l'ús de les bústies de correu per allò que estan pensades i desincentivar el seu ús com a «arxivador general».

El correu està inclòs dins del servei TIC «correuUPC», que comprèn tres subserveis diferenciats: correu electrònic, calendari, i contactes. Aquest document només fa referència al correu. 

Instruccions generals d’ús del correu electrònic 

L'adreça de correu i la bústia és única i personal. La persona amb adreça de correuUPC i bústia han de fer un bon ús del correu electrònic i la resta de mitjans. Amb aquest objectiu, ha de complir aquesta normativa. Cada persona que tingui un compte de correuUPC assignat és la responsable dels recursos que tingui assignats i de totes les accions que es duguin a terme en la seva utilització. Tot i que es permet un ús personal del correu, aquest és un mitjà informàtic que es facilita als treballadors per a ús i finalitats lligades a les activitats de docència, de recerca, de transferència de tecnologia o de gestió.

Els usuaris del correu electrònic es comprometen a:

  1. No revelar la contrasenya del correu a ningú, en cas de dubtes de la validesa de la contrasenya, fer un canvi de contrasenya.

  2. Respectar aquesta normativa i fer un bon ús de l'adreça de correu i de la bústia .

  3. Utilitzar el correuUPC per a ús i finalitats lligades a les activitats de docència, de recerca, de transferència de tecnologia o de gestió.  

  4. Bloquejar l’accés al compte de correu i l’equipament informàtic, en cas d’absentar-se del lloc de treball durant la jornada. 

  5. No obrir missatges sospitosos que puguin crear danys a la Universitat.

  6. No enviar, reenviar o respondre missatges de correu que continguin dades sensibles, sense l’autorització del responsable. 

  7. Avisar al Servei d’Atenció TIC(obriu en una finestra nova) de les possibles fallades de funcionament del correuUPC.

  8. Xifrar els missatges de correu electrònic quan continguin: 

    1. Dades d’ideologia, afiliació sindical, religió, creences, origen racial, salut o vida sexual.

    2. Dades obtingudes amb fins policials sense el consentiment de les persones afectades. 

    3. Dades derivades d’actes de violència de gènere. 

    4. Altres dades que hagin d’estar protegides. 


El correu electrònic podrà ser controlat per la Universitat, amb la intervenció mínima necessària, i només en aquells casos en els que pugui ser necessari coordinar i garantir la continuïtat de l’activitat laboral en els supòsits d’absències, per la protecció del sistema informàtic de la Universitat i per la prevenció de responsabilitats que es poguessin derivar d’un ús il·lícit del mateix

Altres normes de bon ús del correu electrònic

  1. Emprar l’opció de còpia oculta (CCO), quan s’enviï un missatge a més d’una persona destinatària que no formi part de la UPC. 

  2. Utilitzar l’opció de reenviar només en els casos en què la persona destinatària pugui accedir tant a l’emissor del missatge, com el seu contingut, i tota la informació de la cadena de correus que en formen part. 

  3. Eliminar el peu de signatura, si s’envia un missatge privat des del correu professional. 

  4. Revisar les adreces dels destinataris, abans d’enviar el missatge. 

  5. Valorar la utilització de l’opció de còpia oculta o de myList, per enviar un correu electrònic a múltiples destinataris. 

  6. Per no difondre de forma injustificada adreces de correu de tercers quan es reenvia un correu electrònic, eliminar les adreces dels anteriors destinataris. 

  7. Identificar clarament i concisa l’assumpte. 

  8. No incloure dades personals a l’assumpte. 

  9. Evitar paraules o expressions que puguin activar els programes antiinundació (antispam). 

  10. Revisar la possibilitat de revelar el contingut del missatge abans d’enviar-lo. 

  11. Emprar el peu de signatura automàtic dels missatges de correu electrònic, d’acord amb el model corporatiu establert, que inclou la clàusula de confidencialitat. Quan es tracti de missatges amb finalitats personals, cal suprimir el peu de la signatura. 

  12. Organitzar els missatges enviats i rebuts en carpetes. Mantenir la safata d’entrada actualitzada. 

  13. Revisar la possibilitat de revelar el contingut dels arxius adjunts abans d’enviar-los. 

  14. Evitar enviar arxius, enviar enllaços a repositòris on hi ha els arxius.

Compliment de la normativa de Seguretat TIC i Protecció de Dades

El servei d'identificació de les Intranets UPC utilitza dades personals subjectes al compliment del RGPD, la LOPDGDD, i l’ENS. Les dades personals son tractades i incloses als tractaments de la UPC per dur a terme una gestió correcta.

Els usuaris poden exercir, en qualsevol moment, els drets d'accés, rectificació, de les seves dades recopilades i arxivades. L'exercici d'aquests drets s’ha d'efectuar mitjançant una comunicació escrita dirigida al delegat de protecció de dades de la UPC a l'adreça d'ATIC(obriu en una finestra nova).

NOTA:  A part del que s'ha exposat en aquesta normativa cal seguir la resta d’indicacions establertes en: el Manual UPC de Protecció de Dades(obriu en una finestra nova), la Política de seguretat de la Informació(obriu en una finestra nova), la Normativa de seguretat pròpia de la UPC(obriu en una finestra nova) i les condicions d'us recollides en l'avís legal de la web de la UPC(obriu en una finestra nova).

Conseqüències de l’incompliment d’aquestes normes d’ús del correu electrònic 

L'incompliment dels compromisos per part del propietari d'una bústia o adreça pot implicar la cancel·lació immediata de la bústia o adreça.

Entre d'altres, es consideren actuacions incorrectes:

  • Les que vulneren les normes de seguretat de la UPC, la RGPD i les bones pràctiques

  • L'ús d'adreces temporal amb finalitats diferents de les descrites

  • L'ús d'adreces tècniques per a finalitats diferents de les descrites