Descripció del servei
Òrgans de Govern és un mòdul que estarà disponible amb qualsevol Genweb 4. Es pot utilitzar des del Genweb de la unitat o bé demanar un Genweb específic per disposar d'aquesta funcionalitat (Demana un Genweb.).
Esquema conceptual
Un òrgan de govern s'estructura en diferents sessions. Cada sessió té associada una sèrie de documents i un acta.
Gestió de permisos
La gestió que es fa dels permisos és la mateixa que fa GenWeb. Per a més detall, consultar Com puc controlar l’accés i visibilitat dels continguts de l’Òrgan?
Elements del sistema
Considerem elements als Òrgan de govern, Sessions, Documents i Acta, que es creen a l'eina. Aquests elements es comporten com els components estàndar de Genweb 4.
En crear un Òrgan de govern, ja es poden crear les sessions que la composen i l'acta. De la mateixa manera, a cada sessió es poden associar els documents que siguin necessaris.
Element |
Funció |
Òrgan de govern |
Conté la informació general de l’Òrgan:
|
Sessió |
Conté la informació de cada sessió:
|
Document |
Conté la informació del document necessari per a la sessió (normalment un document per punt de l’ordre del dia):
|
Acta |
Conté la informació de l’acta de la sessió (està obert a posar més d’una):
|
Butlletí |
Estructura d'informació per fer la difusió dels documents tractats a les diferents sessions de l'Òrgan de Govern. |
(*) Contingut heretat de l'element (sessió, òrgan de govern, ...) que sigui jeràrquicament superior.
Per generar continguts amb un format determinat o que siguin repetitius, es poden utilitzar plantilles (per a més informació consultar l'apartat utilització de les plantilles a Genweb).
Estat de les sessions
Les sessions poden estar en un dels següents estats:
- En preparació: Estat inicial de la sessió quan es crea. Aquest estat està pensat per als treballs previs: preparació de la sessió, estructuració de l’ordre del dia, recopilació de la informació, etc.
- Convocada: Aquest estat indica que la sessió ha estat convocada i que s’ha enviat un correu electrònic a les persones que hauran d’assistir o que cal que estiguin assabentades de l’esdeveniment.
- Tancada: Un cop es realitzi la sessió i es confeccioni tota la documentació relacionada, aquesta es pot tancar.
Comunicació de les sessions
Es tracta de la comunicació entre el gestor de l'òrgan (que és qui convoca l'òrgan) i les persones convocades. Hi ha dues formes de comunicació:
Automàtica |
|
Sota petició |
|
Totes les comunicacions deixen un apunt (log) amb informacions bàsiques: qui ho envia, data/hora i destinataris. Aquesta informació es pot consultar a la sessió des de la que s'ha fet la comunicació.
Estats dels documents
Aquests estats són només a títol informatiu i no tenen cap efecte al funcionament de l'eina ni tenen cap flux de dades associat. Bàsicament serveixen per indicar les diferents situacions en que es pot trobar un document:
- En elaboració: La informació no està completa o encara s’està treballant en el seu contingut.
- Informat: S’ha presentat a la sessió.
- Aprovat: S’ha tractat la documentació i s’ha aprovat en la sessió de treball.
- Rebutjat: S’ha tractat la documentació però no s’ha aprovat en la sessió de treball. En aquest cas, es pot indicar el motiu en el document.
- Derogat: Els documents continguts ja no tenen vigència i han estat substituïts per altres de nous. En aquest cas es pot utilitzar la funcionalitat de Genweb 4 de “document relacionat” per poder-los referenciar o relacionar entre ells.
Per restringir la visibilitat dels documents, caldrà utilitzar el control d’accés segons els estats "privat" i "intranet" (per a més detall consulteu Com puc controlar l’accés i visibilitat dels continguts de l’Òrgan?).
Arxivament de les sessions
Per poder portar a terme una gestió eficient de les sessions de treball obertes, es proposa que regularment es faci l’arxivament de les sessions tancades. D'aquesta forma s'alleugereix la llista de sessions visibles a l’Òrgan de govern.
Ja que cada Òrgan segueix un calendari diferent i les seves necessitats poden ser diverses, els gestors hauran de confeccionar aquestes polítiques i executar-las manualment. Per regla general, crear períodes anuals pot ser suficient.
A tal efecte, només caldrà crear la carpeta del període corresponen (si no s’ha creat anteriorment) i copiar tots els documents del període a la nova carpeta utilitzar la funcionalitats “talla i copia” que podeu consultar en la documentació com s'editen i modifiquen els continguts en el Genweb 4 .
Butlletí - Difusió de la informació de la sessió
Per facilitar la notificació i difusió de la informació tractada a cadascuna de les sessions, la plataforma disposa d'un sistema per a la publicació dels documents emmagatzemats a la documentació de la sessió. A aquest sistema l'anomenem Butlletí de l'òrgan.
Un cop creat el Butlletí de l'òrgan, podrem crear dins d'aquest, els diferents butlletins de les sessions.
Són aquests butlletins de sessions els que es difondran. Només cal configurar la sessió que es vol difondre i seleccionar els diferents documents a publicar. El sistema automàticament assignarà els permisos necessaris per a que es pugui accedir només a aquesta informació.
Per més detall consulteu Com puc configurar i publicar un butlletí.