Guia de la UCEV

Crear convenis

El botó "Nou conveni", disponible a les tres pestanyes de plana inicial de gConveni, permet donar d'alta nous convenis.

Per crear un nou conveni heu d'emplenar  la fitxa del conveni que conté les següents seccions:

• Dades bàsiques del conveni: títol, objecte, tipologia, promotor, tramitador, ...
• Vigència: Les dades referents a la vigència del conveni; data del conveni, data d'inici, data de venciment, tipus de renovació del conveni. A partir de la data de venciment, el sistema gestiona les alertes i avisos de denúncies i pròrrogues.
• Dades econòmiques del conveni: tipus de despesa, ingrés, import, ... 
• Documentació del conveni: esborrany del conveni i la seva documentació de suport a l’elaboració del conveni que interessa guardar al sistema.

Un cop el conveni ha estat creat, la unitat de convenis gestionarà la seva revisió, tramitació i signatura.

Revisar i tramitar convenis

Mitjançant els botons "Envia a tramitador/a" i "Envia a revisor/a" la unitat de convenis pot enviar el conveni a la safata de tramitació de la unitat tramitadora i/o revisora. 

Quan la UCEV "Envia a revisor/a", l’aplicació  mostra una finestra que permet escollir a la persona (mitjançant un cercador de persones del directori UPC) i escriure els comentaris de revisió convenients, que queden registrats dins la secció "Comentaris".

Generar la Memòria justificativa

S'inicia la fase d'autoritzacions un cop el conveni ha estat revisat. Es genera la Memòria justificativa del conveni.

La pestanya "Memòria justificativa" ens permet generar el document de la memòria i enviar-lo a signatura.

La Memòria justificativa serà signada pel promotor del conveni i altres possibles responsables. En cas que altres responsables hagin de signar la Memòria, la UCEV els indicarà dins l’apartat "Responsables de signatura".

Un cop emplenades les dades de la Memòria així com, si s’escau, els responsables de signatura addicionals al promotor, mitjançant el botó  "Envia a signar" el sistema generarà la Memòria justificativa i l'enviarà al portafirmes corporatiu UPC, de les persones responsables de la signatura, els qui rebran un mail amb la notificació que tenen pendent la signatura de la Memòria.

La signatura de la Memòria justificativa des del portafirmes es portarà a terme mitjançant un vist-i-plau. És a dir  la/les persones signants únicament s'hauran d'identificar mitjançant usuari i contrasenya i fer un vist-i-plau del document Memòria.

Validació del conveni

 La pestanya "Validació del conveni"  permet generar el document de  validació del conveni i enviar-lo a la seva signatura.

El document de Validació del conveni  serà signat pels responsables que determini la UCEV dins l'apartat "Gestió dels responsables de signatura". Aquest apartat també permet notificar addcionalment a altres  persones que hagin d'estar assabentades que s'està procedint a la validació del conveni.

Un cop emplenades les dades per a la validació del conveni, els seus responsables de signatura i les possibles notificacions  addicionals, mitjançant el botó  "Envia a signar" el sistema generarà el document de validació, permetrà informar de comentaris addicionals i l'enviarà al portafirmes de les persones responsables de la signatura , els qui rebran un mail amb la notificació que tenen pendent la signatura de la Validació.

La signatura per a la Validació del conveni des del portafirmes es portarà a terme mitjançant un vist-i-plau. És a dir  la/les persones signants únicament s'hauran d'identificar en el portafirmes UPC mitjançant usuari i contrassenya i fer un vist-i-plau del document de Validació.

Gestionar la signatura dels convenis

La pestanya "Signatura del conveni" permet generar la signatura del conveni.

El circuit de signatura del conveni serà diferent en funció de si la signatura és en paper o electrònica i si primer signa UPC o l'empresa/institució. 

En qualsevol cas, la UCEV ha d'informar a gConvenis quina/es persones signen el conveni així com les possibles notificacions addicionals que haurà de generar l'eina en el moment d'enviar a signatura el conveni.

En el cas de signatura electrònica el botó "Envia a signar" envia el document al portafirmes UPC per tal que el responsable de la seva signatura procedeixi.

En el cas de signatura en paper,  gConvenis permet informar la/es persones que han d'imprimir el conveni. En aquest cas, el sistema també mostra el botó "Envia a signar" el qual enregistra dins el sistema que la signatura del conveni en paper està en procés.

Consultar els convenis en tramitació

 La pestanya "En tramitació" permet consultar els convenis que estan pendents de tramitació per part d'altres unitats tramitadores i/o revisores.

Gestionar el cicle de vida del conveni

Un cop els convenis han estat signats i a partir de la seva data d'inici els convenis passen a la seva fase de seguiment i seran gestionats des de la pestanya "En execució".

En funció del tipus de vigència dels convenis en execució, la UCEV pot gestionar el cicle de vida dels mateixos: pròrrogues, denúncies, addendes i caducitats.

gConvenis generarà notificacions automàtiques per alertar dels canvis relacionats amb l'execució dels convenis i la seva vigència (ex. avís de caducitat de conveni, ..)