Gestor Econòmic: gestionar pagaments d’un esdeveniment

Quan l’esdeveniment ja està preparat per rebre cobraments i ja s'han realitzat inscripcions, des del Tauler Econòmic es poden gestionar els pagaments rebuts.

Seleccionant l’opció del menú Eines i Gestionar pagaments d’un esdeveniment, podem cercar per títol o per ID.
Mostrarà tots els pagaments i l’estat d'aquests, utilitzant una sèrie de símbols que detallarem més endavant.

Camps del llistat i estats del pagament:

El llistat mostra inicialment una línia amb les dades següents:

• Comprador: correu del comprador i indicació del nombre d’inscripcions associades. El procés d’inscripció permet fer inscripcions múltiples que s’abonen en un únic pagament en el mateix procés.
  Aquest símbol al final, avisa que la persona ha cancel·lat l’assistència a l’esdeveniment.

• Estat: les icones d’estat indiquen si està pendent, acceptat, cancel·lat (l’administrador comptable pot cancel·lar un pagament) o rebutjat (per al cas de pagaments electrònics rebutjats automàticament pel banc. Les icones que pot mostrar serien les següents:

• Data: data d’inscripció.

• Número de rebut: número únic d’identificació del rebut. L’assistent disposa d’aquest número i li serveix per indicar-lo en cas de possibles incidències. 

• Quantitat: import total de la inscripció, que pot variar en funció de si s’han fet una o diverses inscripcions durant el procés.
  Aquest símbol al final avisa que hi ha una observació pendent, en aquest pagament

Es pot obtenir més informació:

A l’esquerra, al costat del correu del comprador, disposem de la icona més (), que permet accedir al detall del pagament:

Simbologia que utilitza l’aplicació:

Notifica que hi ha un avís o observació

Pagament cancel·lat

Pagament confirmat

Pagament pendent (de validació)

Pagament Rebutjat

Gestió d’un pagament, pendent per transferència bancària:

El Gestor econòmic haurà d’accedir als llistats d’ingressos del seu compte bancari.
Cal que cerqui en el llistat el moviment (es pot fer una cerca pel nom del comprador que ens mostra en el cobrament que tenim registrat a la plataforma de myEvent) i en el concepte d’aquests llistats ha de trobar el codi de transacció (ja que així s’indica que es faci en el procés d’inscripció).
L’ha de comparar amb el que ens mostra en el detall de la inscripció.
Per exemple, en el cas de la imatge anterior, hauria de constar en el llistat bancari una transferència amb el codi R1179826 i el nom del comprador. Això permet comprovar que la transferència s’ha realitzat correctament.

Un cop comprovada la informació, a continuació s’ha d’introduir la data real en què hem rebut la transferència i clicar el botó Verificar el pagament, i ja quedarà el pagament validat i confirmada la inscripció.

Es pot reenviar el rebut per correu a l'adreça del comprador:

Tal com s'observa a la imatge anterior, en els detalls del pagament, tenim l’opció de tornar a enviar el rebut per correu al comprador o bé afegir una adreça alternativa d’enviament.

Segons el tipus i estat del pagament, el comprador rebrà diferents notificacions:
- Pagament pendent : enviarà un correu amb les instruccions per tal de procedir a fer el pagament en el cas de transferència bancària. Si el pagament s’ha efectuat per TPV, caldrà comprovar que no hi hagi un problema amb la configuració d'aquest, a la plataforma de myEvent.
- Pagament confirmat : enviarà un correu amb el rebut dels imports pagats.
- Pagament rebutjat o cancel·lat : enviarà un correu notificant que el pagament ha estat rebutjat o cancel·lat.

NOTA: Cal tenir en compte que, quan modifiquem l’estat d’un pagament, el sistema efectua enviaments automàtics per correu notificant de l’estat de la inscripció.
Cal tenir cura en fer servir l’opció de reenviar del rebut i assegurar-nos que és totalment necessari de fer l’enviament.

Es pot rebutjar qualsevol pagament:

Una vegada un pagament s’ha verificat és possible cancel·lar-lo (per error, per devolució, etc.). En aquest cas, se'ns permet indicar-ne la raó. En alguns casos, la plataforma es pot configurar perquè sol·liciti una contrasenya per tal de validar l’operació i així intentar minimitzar el risc d’errors en la comptabilitat interna.

NOTA: Quan rebutgem un pagament que requereixi una devolució, cal tenir en compte que haurem d’accedir al nostre compte bancari o TPV i realitzar la devolució de l’import manualment. El sistema no duu a terme aquesta opció automàticament, només crea un registre a la plataforma informant de l’estat del cobrament.

Exportar a fitxer d’Excel:

És possible exportar els pagaments d’un determinat esdeveniment a un fitxer d’Excel clicant al botó Exportar a Excel, ubicat a la dreta del títol de l’esdeveniment.

Ens mostrarà una finestra on podem escollir el format d’exportació i el descarregarà al nostre ordinador.