Com generar documents accessibles?

Què és un document accessible?

Un document accessible és aquell que qualsevol persona, independentment de les seves discapacitats, pot visualitzar-lo i interactuar amb ell.

Per aconseguir-ho hem de garantir que el document compleix els criteris d'accessibilitat marcats per la WCAG 2.2 AA

Com fer accessible un document

Us oferim les accions bàsiques per tal de fer els documents Word, Excel,  Google Docs, presentacions, PDF, etc., accessibles.

Teniu documentació més extensa a:

Documentació de l'Observatori d'accessibilitat sobre documents accessibles

Documentació de la Càtedra d'accessibilitat sobre documents accessibles

Estructurar el document amb els titulars corresponents

Hem de definir correctament la jerarquia de nivells d'encapçalament aplicant formats de títol. Per fer-ho utilitzarem les eines d'estil que ja ens ofereixen els diferents programaris.

El títol del document ha de  ser l'únic text en el nivell més alt (H1).

En el cas de Word trobem els títols al menú Inici:

En el cas de Google Docs a la barra d'estils:

També afegirem un índex de contingut, que ens construirà automàticament amb els titulars que haguem configurat. A Google Docs ho trobem al menú Inserir opció Índex, a Word ho trobem al menú Referències, eina índex de continguts:

Garantir el contrast de colors

El color del text respecte al fons cal que tingui un contrast de 4,5:1, en el cas del text gran és suficients amb un contrast 3:1.

Més informació sobre el contrast de color

Fonts

• Farem servir fonts sense filigranes, per exemple Calibri, Helvètica, Arial, Verdana
• Una mida entre 11 i 14
• Evitarem cursives

Definir l'idioma del document

Tot el text ha de tenir el seu idioma correctament definit, ja que els lectors de pantalla ho utilitzen per seleccionar les veus.

A Word ho trobarem al menú revisar, eina Idioma. A Google Docs al menú Arxiu, opció Idioma.

Text alternatiu de les imatges o gràfiques

Afegir un text descriptiu en els objectes incrustats com imatges, gràfiques, formes .... En cas que no aportar informació marca l’opció de mostrar com decoratiu.

A Word trobem el text alternatiu al menú Format:

Etiquetar correctament tots els elements

Les llistes les construirem  amb les eines de creació de llistes, siguin enumerades o no.

Construir les taules fent servir l'eina d'inserir taules i tenir en compte:

• Evitar files o columnes buides per estètica
• Evitar que les files de taula es trenquin entre pàgines, i si no és possible repetir la fila de títols a cada pàgina
• Evitar combinar ni dividir les cel·les
• Marcar com a títol les columnes, i files en el cas d’existir

Com verificar l'accessibilitat d'un document

Farem servir el programari més recent i actualitzat possible i les eines automàtiques de comprovació d'accessibilitat que ofereix Word, Excel, etc.

En el cas de Word o Excel ho trobarem al menú Revisió, l'eina comprova l'accessibilitat:

Aquesta eina va informant de problemes d'inaccessibilitat a mesura que s'edita i es poden anar corregint.

Google Docs de moment no disposa d'eines de comprovació d'accessibilitat, únicament dona facilitats per la lectura del document amb tecnologies d'assistència com lectors de pantalla.

Com generar un PDF accessible

El PDF és habitualment un document final, que ja no modifiquem. El document el creem i editem amb altres programaris: un processador de text com Word, Google Docs, una presentació, un full de càcul, etc. i treballem l'acessibilitat en aquests  documents, tal com s'ha descrit als apartats anteriors.

Una vegada el tenim llest tots aquests programaris ja ens permeten guardar el document en format PDF. Si cal modificar-lo ho farem al document origen, no al PDF.

Com verificar l'accessibilitat d'un document PDF?

Adobe Acrobat Pro seria l'eina més adient per corregir errors d'accessibilitat en els nostres arxius PDF, però existeix una alternativa gratuïta: PAVE.

Adobe Acrobat Pro, que és un producte de pagament. 

Consulta les llicències disponibles a la UPC

Format PDF/UA

Addicionalment a tot el que hem comentat abans podem generar el nostre PDF en l'estàndard PDF/UA que assegura que un document PDF compleixi estàndards d'accessibilitat universal de forma que el seu contingut sigui accessible per a persones amb discapacitat.

No és necessari que el nostre PDF estigui en format UA per ser accessible.

Per a crear un PDF accessible en format UA:

• Obre el PDF des d'Adobe Acrobat Pro 
• Ves al menú "Eines" i selecciona l'opció "Accessibilitat" per accedir a les eines per millorar l'accessibilitat del document:
• Desa el document com PDF accessible (PDF/UA) 

Més informació:  https://www.adobe.com/es/acrobat/resources/document-files/pdf-types/pdf-ua.html