Llistat i gestió de persones inscrites

Dins de la pestanya "Activitats" tenim informació sobre la quantitat de persones inscrites (Persones Voluntàries) i un botó d'edició per tal de veure el llistat de persones inscrites.

En el llistat, quan encara no s'han realitzat accions sobre les persones, es visualitza de la següent manera:

A les columnes pots veure els següents detalls i accions que es poden realitzar:

1. Voluntari/a: nom i cognoms de la persona inscrita
2. Telèfon: número de telèfon, si l'usuari l'ha informat en el seu perfil. Aquesta dada pot estar buida a causa del fet que és una dada opcional que pot proporcionar la persona.
3. E-Mail: adreça de correu electrònic de la persona.
4. Data d'inscripció: la data en què es va inscriure la persona.
5. Data d'inici/d'acabament: data en què ha començat i ha finalitzat l'acció de voluntariat de la persona (aquesta dada la gestiona l'administrador/a de l'aplicació).
6. Certificat Antecedents (Certificat negatiu de DNS - delictes de naturalesa sexual): segons el tipus d'icona, s'indiquen els següents estats
   • El certificat està pendent de ser presentat a l'entitat, de part de la persona que du a terme l'activitat.
   • El certificat s'ha presentat a alguna de les entitats col·laboradores i, per tant, no és necessari tornar-lo a presentar. Té una validesa de 6 mesos i quan aquesta venç, tornarà a passar a l'estat pendent.
   • No s'ha presentat cap certificat. Significa que la persona no ha presentat el certificat a cap de les entitats, abans de fer l'activitat i, per tant, no és apte (no pot dur a terme l'activitat).
     
     Clicant a la icona de qualsevol dels estats, les entitats podeu modificar-lo, i us mostrarà el següent avís amb les accions que podeu realitzar
     
     
     • "Cancel·la": no realitza cap canvi en l'estat
     • "Pendent": si encara no ha començat a realitzar-se l'activitat i esteu en espera que la persona us enviï el certificat.
     • "Presentat": si la persona us presenta el certificat. En el cas que en el moment que feu la consulta ja us mostra l'estat de presentat, podeu demanar igualment el certificat, però no cal realitzar cap acció en l'estat del certificat.
     • "No presentat": si la persona no ha aportat el certificat a temps per tal d'iniciar l'activitat. No podrà dur a terme l'activitat. Marcar aquesta opció implica desinscriure la persona a l'activitat de forma automàtica.
7. Estat: si l'activitat està finalitzada o no, per part de la persona voluntària.
   Aquest estat el modifica l'equip administrador del Voluntariat UPC quan realitza el procés de convalidació de l'activitat per part de la UPC.
   Caldrà que com a entitat, envieu el certificat d'assistència per tal que els administradors puguin validar tot el procés.
8. Assist.: aquest camp serveix perquè registreu si la persona ha vingut o no, ha dut a terme l'activitat. Serveix com a control vostre. No fa referència al certificat d'assistència esmentat en el punt anterior.
   Pot tenir dos estats:
   • Heu validat l'assistència de la persona a l'activitat. Aquesta acció activarà, si l'activitat és avaluable, l'Av.2 (Entitat) i l'Av.1 (Voluntari/ària)
   • No heu validat l'assistència de la persona.
     Per tal d'activar o desactivar l'estat, només cal fer clic a la icona i en el cas que l'acció passi a validar l'assistència emetrà el següent avís:
     
9. Av.2 (Avaluació per part de l'Entitat): s'activa quan valideu l'assistència a l'activitat i us mostra els següents estats.
   • (llapis): permet a l'Entitat accedir i modificar la seva avaluació
   • (xec fons verd): l'entitat ja ha dut a terme una primera avaluació, però permet editar i modificar les respostes.
   • (xec verd): permet consultar l'avaluació que heu realitzat com a Entitat, però no es pot editar. Això significa que l'activitat ja ha estat convalidada per un administrador i no permet modificacions.
10. Av 1 (Avaluació per part de la persona Voluntària): un cop heu validat l'assistència, a la persona Voluntària se li activarà el llapis, per poder afegir la seva avaluació. Com a entitat, no podreu veure l'avaluació fins que l'activitat no sigui convalidada per un administrador. En el moment que tingueu disponible l'avaluació us apareixerà la icona del xec verd i podreu clicar per veure-la.
    
    

A continuació us mostrem uns exemples de com poden canviar els estats i les dades de les persones inscrites:

• Persones inscrites, però no hem realitzat cap acció
  
  
  
• Assistència validada per l'Entitat (s'activa la icona d'avaluació)
  
  
  
• Dades de persona voluntària preparades per la convalidació d'un administrador: es poden consultar les avaluacions (recordeu que cal que envieu la documentació a Voluntariat UPC)
  
  
  
• Dades de la persona ja convalidades (no es pot modificar cap dada)
  

Procediment de documentació que ha de rebre o enviar l'entitat:

• En el cas que l'activitat de voluntariat involucri a menors d'edat, cal demanar el certificat negatiu DNS, només si no consta com a presentat.
• Abans d'iniciar-se l'activitat, cal enviar signat per les dues parts, el contracte o acord amb la persona voluntària en relació amb l'activitat de voluntariat, a l'Equip de Voluntariat UPC.
• Un cop la persona voluntària ha dut a terme l'activitat, cal enviar el certificat d'assistència a l'Equip de Voluntariat UPC.