Per tal d'accedir a l'aplicació, cal introduir l'adreça https://voluntariat.upc.edu al navegador web.

Un cop s'accedeix cal prémer el botó Iniciar Sessió.

• L'accés per a les entitats col·laboradores que no siguin UPC, haurà de ser únicament per certificat digital.

Un cop accedeixes a l'aplicació amb el perfil d'Entitat, l'aplicació mostra la pantalla següent:

A continuació expliquem la informació i accions que es poden realitzar:

1. Icona d'informació: clicant a la icona, s'accedeix a la descripció i manuals del servei de Voluntariat UPC, publicada a Serveis TIC.
2. Perfil d'usuari: mostra el nom de l'Entitat i l'identificador d'usuari que s'ha connectat (DNI@EXTERN per a usuaris externs a la UPC i Nom.Cognom per a usuaris UPC)
   Clicant al perfil permet tancar la sessió a l'aplicació i, si disposes de més perfils, realitzar un canvi de rol entre perfils.
3. Pestanyes de selecció: permet canviar a la visualització d'Activitats, Propostes d'Activitat o Denegades.
4. Període acadèmic: indica la quantitat d'activitats que corresponen al període acadèmic. Els períodes acadèmics anteriors apareixen fent "scroll" dins de la pàgina, amb el seu títol corresponent.
5. Cercador: permet cercar activitats mitjançant un text i mostrarà la coincidència amb qualsevol dels camps que es visualitzen i que han estat definits a l'activitat.
6. Bloc d'informació d'activitats: mostra informació, detalls i accions que es poden realitzar amb les activitats.
   Per veure com gestionar la informació de les activitats, consulta el manual.

Dins de la pestanya "Activitats" es troben totes les activitats proposades que s'han acceptat i, per tant, pots fer-ne el seguiment.
L'indicador numèric al costat (a la imatge d'exemple -el número 15-), informa del total d'activitats acumulades en tots els períodes acadèmics, en els que l'entitat ha generat activitats.

Al costat del títol del període acadèmic (a la imatge d'exemple -el curs 2024-2025-), mostra el comptador del total d'activitats del mateix període (a la imatge d'exemple -14 activitats-).

A les columnes pots veure els següents detalls i accions que es poden realitzar:

1. Activitat: nom complet de l'activitat. Clicant a sobre del nom, es mostra el detall de les dades de l'activitat, però no es poden modificar.
   
2. Tipus: Puntual o Avaluable (les activitats puntuals no permeten fer una avaluació de part de l'entitat ni de la persona voluntària).
3. Hi ha menors implicats: Sí o No (en cas afirmatiu, s'ha de gestionar la presentació del certificat negatiu de Delictes de Naturalesa Sexual -d'ara endavant "Certificat DNS"-, de les persones inscrites).
4. Estat: segons les dates d'inici i fi configurades a l'activitat, es mostren dos estats.
   - L'activitat ha estat aprovada per un administrador i no ha arribat a la seva data de finalització. Les persones es poden inscriure dins dels períodes d'inscripció definits a l'activitat.
   - L'activitat ha sobrepassat la seva data de finalització.
5. Hores: quantitat d'hores que podran acumular, les persones inscrites a l'activitat, un cop aquesta es convalidi.
6. Àmbit: informa de l'àmbit al qual correspon l'activitat.
7. Persones Voluntàries: indica el nombre de persones inscrites a l'activitat. Al costat del nombre hi ha una icona de llapis que permet accedir al llistat de persones inscrites, consultar les seves dades i gestionar l'assistència, avaluació o el certificat DNS.
   Per veure com gestionar les persones inscrites, consulta el manual.

Dins de la pestanya "Propostes d'Activitat" es troben totes les activitats creades per l'Entitat, pendents d'aprovar per un/a administrador/a del servei de Voluntariat.

Per a afegir una nova proposta d'activitat, només cal prémer el botó de color verd "+Nova Proposta d'Activitat" i omplir les dades del formulari de creació d'activitat.

A les columnes pots veure els següents detalls i accions que es poden realitzar:

1. Nom: nom complet de l'activitat. Clicant a sobre del nom, es mostra el detall de les dades de l'activitat, però no es poden modificar.
   
2. Estat: Pendent (fins que no l'aprovi un/a administrador/a). Un cop l'activitat és aprovada, es mostrarà a la pestanya d'"Activitats". En el cas que sigui denegada, aquesta es mostrarà a la pestanya "Denegades".
3. Icona d'edició (llapis): mentre l'activitat està en estat pendent i no s'ha aprovat, es poden modificar les dades de l'activitat clicant aquest botó. Mostrarà el formulari d'edició de dades de l'activitat (és el mateix formulari que el de creació d'activitat).

Dins de la pestanya "Denegades" es troben totes les activitats creades per l'Entitat, que han estat denegades per un/a administrador/a del servei de Voluntariat.

A les columnes pots veure els següents detalls i accions que es poden realitzar:

1. Nom: nom complet de l'activitat.
2. Estat: Denegada (només pot canviar l'estat un/a administrador/a). Poseu-vos en contacte amb l'equip de Voluntariat UPC per consultar el motiu o si cal fer alguna modificació.
3. Data Denegació: la data exacta en què l'administrador/a ha realitzat la denegació de l'activitat.
4. Motiu: raó per la qual s'ha denegat l'activitat.
5. Veure detall (ull): es poden consultar les dades introduïdes en relació amb la proposta de l'activitat. No es poden editar les dades.

Dins de la pestanya "Activitats" tenim informació sobre la quantitat de persones inscrites (Persones Voluntàries) i un botó d'edició per tal de veure el llistat de persones inscrites.

En el llistat, quan encara no s'han realitzat accions sobre les persones, es visualitza de la següent manera:

A les columnes pots veure els següents detalls i accions que es poden realitzar:

1. Voluntari/a: nom i cognoms de la persona inscrita
2. Telèfon: número de telèfon, si l'usuari l'ha informat en el seu perfil. Aquesta dada pot estar buida a causa del fet que és una dada opcional que pot proporcionar la persona.
3. E-Mail: adreça de correu electrònic de la persona.
4. Data d'inscripció: la data en què es va inscriure la persona.
5. Data d'inici/d'acabament: data en què ha començat i ha finalitzat l'acció de voluntariat de la persona (aquesta dada la gestiona l'administrador/a de l'aplicació).
6. Certificat Antecedents (Certificat negatiu de DNS - delictes de naturalesa sexual): segons el tipus d'icona, s'indiquen els següents estats
   • El certificat està pendent de ser presentat a l'entitat, de part de la persona que du a terme l'activitat.
   • El certificat s'ha presentat a alguna de les entitats col·laboradores i, per tant, no és necessari tornar-lo a presentar. Té una validesa de 6 mesos i quan aquesta venç, tornarà a passar a l'estat pendent.
   • No s'ha presentat cap certificat. Significa que la persona no ha presentat el certificat a cap de les entitats, abans de fer l'activitat i, per tant, no és apte (no pot dur a terme l'activitat).
     
     Clicant a la icona de qualsevol dels estats, les entitats podeu modificar-lo, i us mostrarà el següent avís amb les accions que podeu realitzar
     
     
     • "Cancel·la": no realitza cap canvi en l'estat
     • "Pendent": si encara no ha començat a realitzar-se l'activitat i esteu en espera que la persona us enviï el certificat.
     • "Presentat": si la persona us presenta el certificat. En el cas que en el moment que feu la consulta ja us mostra l'estat de presentat, podeu demanar igualment el certificat, però no cal realitzar cap acció en l'estat del certificat.
     • "No presentat": si la persona no ha aportat el certificat a temps per tal d'iniciar l'activitat. No podrà dur a terme l'activitat. Marcar aquesta opció implica desinscriure la persona a l'activitat de forma automàtica.
7. Estat: si l'activitat està finalitzada o no, per part de la persona voluntària.
   Aquest estat el modifica l'equip administrador del Voluntariat UPC quan realitza el procés de convalidació de l'activitat per part de la UPC.
   Caldrà que com a entitat, envieu el certificat d'assistència per tal que els administradors puguin validar tot el procés.
8. Assist.: aquest camp serveix perquè registreu si la persona ha vingut o no, ha dut a terme l'activitat. Serveix com a control vostre. No fa referència al certificat d'assistència esmentat en el punt anterior.
   Pot tenir dos estats:
   • Heu validat l'assistència de la persona a l'activitat. Aquesta acció activarà, si l'activitat és avaluable, l'Av.2 (Entitat) i l'Av.1 (Voluntari/ària)
   • No heu validat l'assistència de la persona.
     Per tal d'activar o desactivar l'estat, només cal fer clic a la icona i en el cas que l'acció passi a validar l'assistència emetrà el següent avís:
     
9. Av.2 (Avaluació per part de l'Entitat): s'activa quan valideu l'assistència a l'activitat i us mostra els següents estats.
   • (llapis): permet a l'Entitat accedir i modificar la seva avaluació
   • (xec fons verd): l'entitat ja ha dut a terme una primera avaluació, però permet editar i modificar les respostes.
   • (xec verd): permet consultar l'avaluació que heu realitzat com a Entitat, però no es pot editar. Això significa que l'activitat ja ha estat convalidada per un administrador i no permet modificacions.
10. Av 1 (Avaluació per part de la persona Voluntària): un cop heu validat l'assistència, a la persona Voluntària se li activarà el llapis, per poder afegir la seva avaluació. Com a entitat, no podreu veure l'avaluació fins que l'activitat no sigui convalidada per un administrador. En el moment que tingueu disponible l'avaluació us apareixerà la icona del xec verd i podreu clicar per veure-la.
    
    

A continuació us mostrem uns exemples de com poden canviar els estats i les dades de les persones inscrites:

• Persones inscrites, però no hem realitzat cap acció
  
  
  
• Assistència validada per l'Entitat (s'activa la icona d'avaluació)
  
  
  
• Dades de persona voluntària preparades per la convalidació d'un administrador: es poden consultar les avaluacions (recordeu que cal que envieu la documentació a Voluntariat UPC)
  
  
  
• Dades de la persona ja convalidades (no es pot modificar cap dada)
  

Procediment de documentació que ha de rebre o enviar l'entitat:

• En el cas que l'activitat de voluntariat involucri a menors d'edat, cal demanar el certificat negatiu DNS, només si no consta com a presentat.
• Abans d'iniciar-se l'activitat, cal enviar signat per les dues parts, el contracte o acord amb la persona voluntària en relació amb l'activitat de voluntariat, a l'Equip de Voluntariat UPC.
• Un cop la persona voluntària ha dut a terme l'activitat, cal enviar el certificat d'assistència a l'Equip de Voluntariat UPC.

Dins de la pestanya "Propostes d'Activitat" es troben totes les activitats proposades que resten pendents d'acceptar i, per tant, encara es poden modificar.
També disposeu d'un botó de color verd, a la part superior dreta a sota del camp de cerca, que permet crear una nova proposta d'activitat.

A continuació us expliquem com s'han d'omplir els camps per tal de configurar l'activitat, que consta de quatre blocs (us recordem que els camps marcats amb * (asterisc) són obligatoris):

• Descripció de l'activitat
• Configuració de l'activitat
• Dates i horaris
• Dades del responsable

Descripció de l'activitat