Comparteix:

Procediment de compra

Situació A. Compres fins a 15.000 euros (IVA exclòs)

Envia un correu electrònic o a través d'e-notum la Petició d’oferta al proveïdor que t’interessi. Pots demanar ofertes a més d’un proveïdor. En aquest correu has de fer constar el responsable de la comanda, detallar exactament l’objecte del contracte, el termini màxim de lliurament dels productes/serveis, lloc de lliurament dels productes/serveis, el termini de presentació de l’oferta, la bústia de lliurament de les factures electròniques i aquelles dades que el contractista necessiti per a formular l’oferta. També hauràs de detallar el pressupost màxim de licitació tenint en compte els preus màxims que us pot oferir el proveïdor, segons condicions establertes en l’Acord Marc (Productes, serveis associats i preus).

L’empresa o empreses hauran de presentar les seves ofertes en un termini no superior a 10 dies naturals.
Un cop acceptada l’oferta, si és apropiada ⁽¹⁾, es procedirà a fer la comanda, la qual tindrà efectes d’adjudicació directa. Facilita el número de comanda al proveïdor (la D que et facilitarà el teu gestor de SAP) on està reservat el crèdit per fer front a la despesa.
Un cop lliurat el subministrament, el responsable de la comanda haurà de signar l'Acta de conformitat (per a compres superiors a 5.000€). És imprescindible haver fet i signat aquest document abans de procedir al pagament. Per a compres inferiors a 5.000 € serà suficient signar l'Albarà corresponent (indicant el nom complet de la persona, la unitat i la data). El gestor haurà d'annexar l'Acta de conformitat i/o l'albarà degudament signats al Document OP.
L'empresa facturarà electrònicament. Quan arribi la factura, el teu gestor et demanarà si hi estàs d'acord i si la recepció dels subministraments ha estat satisfactòria. En cas afirmatiu, l'haurà de comptabilitzar el més aviat possible.
La factura es vincularà a l’Acord marc 23/46 CSUC comptabilitzant-la a SAP des del mòdul de comptabilitat pressupostària.

(1) El preu ofert per l'empresa haurà de ser igual o inferior al que va oferir en el procediment d’adjudicació de l’Acord marc. Pots consultar-lo a l'apartat de Productes, serveis associats i preus.

Situació B. Compres superiors a 15.000 euros i fins a 50.000 euros (IVA exclòs)

Envia un correu electrònic amb la Petició d’oferta al proveïdor/s que t’interessi/n. En aquest document has de fer constar el responsable de la comanda, l’objecte del contracte, els terminis, el lloc de lliurament dels productes/serveis, la bústia de lliurament de les factures electròniques i altres dades que el contractista necessiti per a formular l’oferta, si escau. Hauràs d’incloure la durada del contracte i el calendari per a la seva execució, que no podrà excedir de 6 mesos. També hauràs de detallar el pressupost màxim de licitació tenint en compte els preus màxims que us pot oferir el proveïdor segons condicions establertes en l’Acord Marc (Productes, serveis associats i preus).
Envia juntament amb la Petició d’oferta, l'Oferta econòmica i Declaració responsable, que l’empresa haurà de retornar signada.
Les empreses hauran de presentar les seves ofertes a l’adreça de correu electrònic que els hagis especificat a la Petició d’oferta, en un termini no superior a 10 dies naturals.
Un cop hagis rebut el pressupost, valida l’oferta, si és apropiada ⁽¹⁾, o tria l’oferta més avantatjosa ⁽²⁾.
Envia un correu a l'SCAC info.contractacio@upc.edu perquè obri un expedient de contractació. Hauràs d’adjuntar els documents següents:

Petició d’oferta
Oferta rebuda (o totes les ofertes, si n’has demanat a diversos licitadors) i,
Oferta econòmica i Declaració responsable emplenada i signada per l’empresa.
Document comptable "A" (autorització) degudament signat.
Proposta d’adjudicació en la qual que es farà constar la motivació de l’elecció de l’empresa adjudicatària. Aquest document l'haurà de signar el responsable del contracte.

Amb la informació facilitada, l'SCAC confeccionarà:

- El document comptable "D" que us trametrà per a la signatura de la persona que correspongui de la teva unitat. Assegureu-vos de recuperar la "D" a la safata del portasignatures del vostre centre gestor, i no a la de l'usuari.

- La Resolució d'adjudicació que, un cop signada pel director de l'Àrea d’Economia i registrada, us serà tramesa perquè la comuniqueu al proveïdor i, en el seu cas, a la resta de licitadors.

Hauràs de comunicar al proveïdor la Resolució d'adjudicació i el número de “D”. En el cas que hi hagin més proveïdors als quals se’ls ha sol·licitat oferta, comunica’ls a tots ells el resultat de l’adjudicació. La contractació es formalitza amb la notificació de la Resolució d'adjudicació a l’empresa.
Un cop lliurat el subministrament, el cap de la unitat estructural (amb el vistiplau del responsable de la comanda) haurà de signar l'Acta de recepció. Un cop signada pels responsables, s’enviarà per portasignatures al cap del Servei de Contractació administrativa i Compres, És imprescindible haver fet i signat aquest document abans de procedir al pagament, i a més, és el que delimita els terminis de garantia.
Un cop signades les actes de recepció, es podran elaborar els documents “OP”. El gestor haurà d’incorporar al portasignatures l'Acta de recepció signada per tal que l'OP pugui ser tramitada.

Supòsit: compra superior a 15.000€ fins 50.000€ (IVA exclòs) per realitzar activitats lligades a la recerca

Envia un correu electrònic amb la Petició d’oferta al proveïdor/s que t’interessi/n. En aquest document has de fer constar el responsable de la comanda, l’objecte del contracte, els terminis, el lloc de lliurament dels productes/serveis, la bústia de lliurament de les factures electròniques i altres dades que el contractista necessiti per a formular l’oferta, si escau.
Envia juntament amb la Petició d’oferta, l'Oferta econòmica i Declaració responsable, que l’empresa haurà de retornar signada.
Les empreses hauran de presentar les seves ofertes a l’adreça de correu electrònic que els hagis especificat a la Petició d’oferta, en un termini no superior a 10 dies naturals.
Has de tramitar un expedient de Contracte Basat al Mòdul IG4S de SAP i incloure tota la documentació.

Situació C. Compres superiors a 50.000 euros (IVA exclòs). Es constitueix la Mesa de contractació.

En el cas de comandes de fins a 221.000 euros (IVA exclòs) i que només es valori el preu es convidarà a licitar a un mínim de tres proveïdors homologats.

En el cas de comandes superiors 221.000 € (IVA exclòs) o bé superiors a 50.000€ (IVA exclòs) que es valorin criteris tècnics es convidarà a tots els proveïdors homologats.
Cal formalitzar contracte en el termini de 5 dies des de la notificació del requeriment.
Cal constituir garantia definitiva.

A la situació C, abans d'iniciar cap actuació, contacta amb el Servei de Contractació Administrativa i Compres, SCAC, info.contractació@upc.edu, tel. 93 401 63 63.