Manual del gestor

Introducció

L'aplicació web de reserva de recursos permet consultar àgil i visualment la disponibilitat dels recursos i reservar-los durant un període de temps determinat. Alhora també permet:

• Gestionar els recursos i les reserves; entenent per gestió la consulta, l'edició, el canvi d'estat, i la consulta de l'històric.
• Crear tipus de recurs, com ara sales de reunions, portàtils o el que es vulgui, i definir camps descriptius per cada tipus.
• A cada unitat, departament, centre, secció o grup, definir quins recursos ofereix, a quins col·lectius i amb quina disponibilitat, tot fent servir l'usuari únic UPC i els grups LDAP UPC.
• Definir a cada recurs si les reserves requereixen del vistiplau d'una o de més persones.

Rol Gestor

Els usuaris amb rol Gestor tenen accés a totes les opcions del menú “Gestió”. A continuació es descriuen cada una d'aquestes opcions.

Nova reserva

Es permet triar una data i hora d'inici, i una data i hora de fi i un o més tipus de recurs. A sota apareix una llista amb on es mostren els recursos disponibles i que es poden reservar en el període de temps seleccionat. Aquests recursos tenen un enllaç per poder consultar la serva fitxa, així com un botó al costat, per poder-los reservar.

L'eina fa dos tipus de comprovacions per saber si un recurs està disponible: el periode seleccionat no ha de coincidir amb el de cap reserva ja existent, i tampoc ha de col·lisionar amb les restriccions de disponibilitat definides en el recurs (dies festius, mesos/dies de la setmana/horaris no reservables).

Quan es prem el botó “Reserva'l”, s'obre una finestra on es demana:

• El motiu de la reserva.
• Una descripció
• Un mòbil de contacte que es guardarà en el perfil de l'usuari.
• Si el recurs reservat és una aula docent, també es demana la capacitat mínima que ha de tenir l'aula.

En l’annex I “Digrama del procés d’una reserva” estan descrits els agents que intervenen i els missatges que s'envien quan es fa una reserva. 

Aules docents

Les aules docents són un tipus de recurs especial, diferent de la resta. Les sol·licituds de reserva de les aules docents no es guarden, només s'envien al supervisor. El supervisor consulta el sistema d'informació AGH, i si és possible, fa la reserva a l'AGH i respon amb un correu electrònic al sol·licitant confirmant les dates i informant del nom i ubicació de l'aula reservada.

Les meves reserves

Apartat amb informació de l'usuari on es mostra el nom d'usuari, l'adreça de correu electrònic, els rols assignats i tres vistes incrustades: les seves reserves futures, les seves reserves caducades i agents. Aquesta última vista mostra els recursos dels quals l'usuari és autoritzador, gestor o receptor d'avís de reserva.

Gestionar reserves

Vista de les reserves de recursos dels quals l’usuari és l’autoritzador o gestor. Les reserves tenen un enllaç per poder-les consultar, editar i esborrar. Si una reserva s’esborra s’envia un missatge informatiu al sol·licitant, als autoritzadors i als receptors d’avisos. A dalt hi ha les 5 pestanyes següents :

1. Pendents: Reserves que estan pendents de vistiplau. A les reserves que es seleccionin (clicant la casella de selecció corresponent) es poden aplicar 2 operacions massives: 
1. “Autoritzar”: Aquesta operació canvia l’estat de les reserves seleccionades de “Pendent de vistiplau” a “Autoritzada”. Un cop canviat l’estat s’envien missatges als sol·licitants i receptors d’avisos.
2. “Denegar”: Canvia l’estat de les reserves seleccionades de “Pendent de vistiplau” a “Denegada”. Un cop canviat l’estat s’envien missatges als sol·licitants i receptors d’avisos.
2. Actives: Vista de les reserves autoritzades i que no han caducat.
3. Reserves en un període: Vista de les reserves autoritzades o pendents que comencen en un període concret, per exemple: demà entre les 00:01 i les 24:00. A dalt a la dreta hi ha un botó per imprimir i un altre per generar la versió pdf.
4. Denegades: Reserves que no han sigut autoritzades i que no han caducat.
5. Caducades: Reserves caducades amb una data de fi situada entre l'hora actual i fa 18 mesos (les reserves més antigues s'esborren del sistema). Els botó XLS permet l'exportació de les reserves a fitxer.
6. Deshabilitades: Vista de les reserves deshabilitades (veure apartat 2.4.1.).
7. Gestionar recursos: Vista dels recursos dels quals l'usuari connectat és gestor. Els recursos tenen un enllaç per poder-los consultar i editar. L'opció d'esborrar només la té el rol TIC, si un gestor vol donar de baixa un recurs ha de canviar-li l'estat i passar-lo a inactiu. D'aquesta manera no es generen possibles inconsistències a la base de dades (per exemple reserves que fan referència a recursos que s'han esborrat).