Manual administrador

Com crear llistes de correu

Tot el personal d'administració i serveis (PAS) i el personal docent i investigador (PDI) de la UPC pot crear llistes de correu.

Si fem servir l'API per crear-les també podrem fer servir un usuari genèric d'aplicació.

Els creador d'una llista de correu s'anomena propietari.

Per crear una llista myList clica sobre la pestanya "Crea una llista" i omple tots els camps del formulari:

• Nom de la llista Aquest nom és el que apareixerà abans de "@mylist.upc.edu". I també apareixerà al principi de l'assumpte dels missatges enviats a la llista com [nomdelallista]. El nom no pot conetinr espais, accents o caràcters especials.
• Breu descripció Aquesta descripció apareixerà al "llistat de llistes" i permet poder-la identificar millor.
• Missatge de benvinguda Aquest missatge es mostra a la descripció de la llista i s'envia a tot nou membre. Hi pots parlar sobre els motius i objectius de la llista, temes de dsiscussió, funcionament de la llista, normes....
• Tipus de llista Selecciona el que millor s'adigui al seu ús. A la taula següent trobaràs la descripció de cadascuna. Si tens dubtes sobre quina escollir pots consultar la FAQ
  

Tipus de llistes disponibles

• Conformitat amb les condicions d'ús Les llistes es regeixen per unes normes que han de seguir els propietaris. Convé que les llegeixis i acceptis per tal de fer-ne un bon ús.

El procés de creació triga uns segons i, si es completa correctament, apareixerà informació sobre la nova llista.

NOTA En el cas de llista Privada o Llista Pública, l'administrador no pot enviar missatges a no ser que sigui també subscriptor de la llista.

Administrar els subscriptors d'una llista

Afegir subscriptor

Afegeix un subscriptor a la llista només introduint-hi el correu electrònic. Per defecte s'enviarà al nou subscriptor el Missatge de Benvinguda. Si no vols enviar-li el missatge selecciona la casella "silenciats"

En cas de voler afegir molts subscriptors alhora selecciona "afegeix-ne molts" i en el quadre de text posa les adreces de correus separades per un salt de línia. També pots decidir incloure-hi o no la benvinguda amb la casella "sense benvinguda"

Eliminar subscriptor

Per eliminar al subscriptor cal que seleccionis la casella del seu correu electrònic i en acabat l'eliminis.

Administrar la Llista Negra

La llista negra és el llistat de les adreces de correu que se'ls veta l'accés com a subscriptors.

Per a administrar la Llista negra cal seleccionar la llista a "llistat de llistes" i un cop a la plana de la llista, selecciona "administrar" al menú de l'esquerra i a la part dreta clicar-hi l'enllaç "llista negra".

Cal afegir totes les adreces separades per un salt de línia.

Administrar l'Arxiu

L'arxiu conté tots els correus enviats en una llista.

Per administrar-lo cal seleccionar la llista a "Llistat de llistes" i un cop a la plana de la llista, selecciona "Administrar" al menú de l'esquerra i a la part dreta clicar-hi l'enllaç "Gestió d'arxius". Et permet descarregar els missatges en fitxers ZIP i també esborrar arxius de Mylist.

Administrar els Retornats

Els retornats són aquells missatges que s'han enviat als subscriptors i per algun motiu no han arribat al seu destinatari (subscriptor). 

Mylist gestiona automàticament els retornats: segons el nombre d'errors i el trànsit de la llista, també es notifica, dona de baixa o se'ls posa la puntuació a cero quan l'adreça deixa de fer retornats als subscriptors inaccessibles.

Per administrar-lo cal seleccionar la llista a "llistat de llistes" i un cop a la plana de la llista, selecciona "administrar" al menú de l'esquerra i a la part dreta clicar-hi l'enllaç "Retornats".

Selecciona el botó «Anul·la els errors dels usuaris seleccionats» per a que Mylist no el consideri un retornat. 

Si un subscriptor té un alt nivell de retorn, es pot eliminar clicant «Elimina les adreces electròniques seleccionades». D'aquesta manera s'allibera Mylist de la càrrega de gestionar retornats.

Afegir propietaris

Els propietaris d'una llista apareixen llistats sota l'apartat "Propietari (owner)" i es poden consultar els propietaris a l'apartat Administració >> Edita la configuració de la llista >> Definició de la llista. Per cadascun d'ells apareixen les següents caselles:

• adreça electrònica: obligatori afegir email del nou propietari
• nom:
• informació privada:
• perfil:  privileged  / normal: Els propietaris amb privilegis poden canviar algunes opcions més que la resta de propietaris. 
• mode de recepció:   mail / nomail
• visibilitat: conceal /noconceal:  Visibilitat del subscriptor amb l'ordre REVIEW.

Al costat de "Propietari (owner)" es pot fer clic en la icona "Ajuda" per tenir més informació de com emplenar les caselles anteriors.

El perfil normal permet administrar els subscriptors de la llista, consultar l'arxiu de missatges o la gestió de retornats (subscriptors amb errors) però en canvi no permet afegir o eliminar propietaris.

Es recomana fer servir el perfil normal quan vulgueu afegir com propietari a un usuari sense identitat UPC.

Per afegir a un nou propietari cal emplenar les dades de les darreres caselles, a partir de la casella "adreça electrònica" que està en blanc, on cal afegir l'adreça de correu del nou propietari i escollir la resta d'opcions pel nou propietari i en acabat fer clic en el botó "Actualitza" per fer efectiva l'alta.

Es poden modificar les dades d'un propietari existent modificant el contingut de les seves caselles i en acabat fer clic en el botó "Actualitza" per fer efectives les modificacions.

Per donar de baixa un propietari només cal deixar la casella "adreça electrònica:" en blanc i en acabat fer clic en el botó "Actualitza" per fer efectiva la baixa.

Eliminar propietaris

Un propietari s'elimina deixant en blanc els seus camps d'informació a  Administració >> Edita la configuració de la llista >> Definició de la llista i seleccionant grabar

Administrar els Logs

Els logs contenen les accions que realitzen els diferents usuaris amb la llista.

Per administrar-los cal seleccionar la llista a "llistat de llistes" i un cop a la plana de la llista, selecciona "administrar" al menú de l'esquerra i a la part dreta clicar-hi l'enllaç "Logs".

Es poden realitzar diferents tipus de cerca segons l'usuari que realitza l'acció, la data i el tipus.

Eliminar una llista

En el mòdul d'adminstració de la llista, feu clic en «Elimina la llista». Apareixerà un missatge de confirmació; feu clic en «D'acord».

Atenció: si elimineu la llista, no podreu tornar a obrir-la vosaltres mateixos! Si la voleu reobrir, ho haureu de sol·licitar a través de l'ATIC.

En realitat, quines són les conseqüències d'eliminar una llista?

• Tots els subscriptors es donen de baixa de la llista immediatament de manera automàtica (fins i tot els propietaris i els moderadors).
• Es desa l'arxiu dels missatges però ningú no pot tornar a accedir.
• Es guarden els documents que es publiquen en l'espai compartit de documents del web però ningú no pot tornar a accedir.
• Només els administradors poden reobrir una llista; si ho fan, els antics subscriptors de la llista es tornen a subscriure automàticament.

Atenció: a causa d'una petita latència, es pot accedir a les llistes un temps després que s'hagin tancat si es sap la direcció. Després seran completament inaccessibles.

Si vols que la llista i tots els fitxers associats s'eliminen de permanentment, ho haureu de sol·licitar contactant amb l'ATIC.