Òrgans
Estructura i operació d'un òrgan
Introducció
Com s'ha dit als conceptes bàsics, l'òrgan és l'entitat de l'aplicació que:
- Representa la informació específica d'un òrgan de govern
- Conté la sèrie de sessions que aquest òrgan ha realitzat o està a punt de realitzar
A continuació es descriu quina és l'estructura d'un òrgan, els atributs que conté i la seva operativa.
Atributs d'un òrgan
Un òrgan conté una sèrie d'atributs que en defineixen les seves característiques. Genèricament aquests atributs només poden ser modificats per un actor amb el rol de secretari, atès que es consideren dades sensibles de l'òrgan. Alguns dels atributs, fins i tot, només poden ser modificats per els administradors de l'aplicació.
Els atributs poden editar-se emprant el botó d'edició sobre un òrgan. La vista d'edició s'organitza en pestanyes com es pot veure a la següent imatge:
Cada pestanya mostra un conjunt d'atributs —camps—. La taula següent descriu aquests atributs.
| Atribut | Significat | Qui pot canviar-lo |
|---|---|---|
| Pestanya principal | ||
| Nom de l'òrgan | És el nom amb que es mostra l'òrgan a l'aplicació, No és convenient canviar-lo | Secretari. |
| Acrònim | Acrònim de l'òrgan. Te efectes en la numeració i URL dels acords. És un identificador curt de l'òrgan.dlg.vila | És invariant. |
| Descripció | Petita descripció de l'òrgan. Amplia la informació del títol si escau. | Secretari. |
| Adreça de qui envia missatges | Aquesta adreça d'email constarà com a remitent quan l'òrgan envii emails, per exemple convocatòries d'una sessió. | Secretari |
| Logo | Logo, en cas que es vulgui. S'aplica als documents que genera automàticament l'aplicació. | Secretari |
| Estats d'aprovació | Etiquetes que qualifiquen l'estat d'aprovació de punts i acords en les sessions de l'òrgan.dlg.vila | És invariant |
| Pestanya membres | ||
| Composició | Text ric —es poden aplicar recursos tipogràfics— que descriu els membres de l'òrgan. S'usa per inserir-los automàticament en els documents generats com, per exemple, l'acta. | Secretari |
| Convidats | En el mateix sentit que l'atribut anterior, però ara fa referència a persones que no són membres de l'òrgan però hi són convidades habitualment. | Secretari |
| Adreces de membres i convidats | Adreces de correu dels membres i convidats. S'usen per trametre'ls la informació sobre l'òrgan quan escau: convocatòries, missatges informatius, etc. Poden emprar-se llistes de distribució combinades amb adreces personals. Hi poden aparèixer adreces de tercers amb la intenció que siguin informats tot i no ser membres ni convidats. | Secretari |
| Pestanya afectats | ||
| Adreces d'afectats | Adreces de correu dels afectats —aquelles persones a qui afecten les decisions de l'òrgan—. S'usen per trametre'ls la informació sobre l'òrgan quan escau, principalment per informar-los de les decisions preses. Poden emprar-se llistes de distribució combinades amb adreces personals. | Secretari |
| Pestanya plantilles | ||
| Introducció convocatòria | Text ric que s'insereix com a capçalera en les convocatòries de l'òrgan enviades als membres. | Secretari |
| Introducció de notificació | Text ric que s'insereix com a capçalera en les notificacions de l'òrgan enviades als membres i altres col·lectius. | Secretari |
| Peu de missatge | Text ric que s'insereix com a peu tant en les convocatòries com en les notificacions de l'òrgan enviades als membres i altres col·lectius. | Secretari |
| Peu d'acta | Text ric que s'insereix com a peu al generar les actes de l'òrgan. | Secretari |
Visibilitat de l'òrgan
La visibilitat d'un òrgan és un dels aspectes més complexos d'aquesta aplicació. Sobre aquesta funció recauen les garanties de seguretat i el detall de quins actors veuren quines coses. La visibilitat de l'òrgan, de les sessions que conté i de la seva documentació associada és diferent per a cada actor segons el rol que té respecte l'òrgan. L'esquema de visibilitats afecta de maneres diferents als diferents elements: l'òrgan, les sessions de l'òrgan i els documents annexos a una sessió. En aquest apartat només apuntarem una descripció general d'aquesta qüestió i deixarem per el capítol sobre les sessions la resta d'informació.
A efectes de visibilitat es contemples tres tipus d'òrgans:
- Públics
- Restringits a afectats
- Restringits a membres
Òrgans públics
Ún òrgan públic és caracteritza per ser, essencialment, accessible a tothom arreu del món. La informació sobre l'òrgan, les sessions, i la documentació annexa és universalment accessible. Hi ha certes restriccions que matisen aquesta universalitat. Per exemple, la documentació de natura restringida o la informació de sessions pendents de celebrar-se no és pública.
Òrgans restringits a afectats
Ún òrgan restringit a afectats és caracteritza per ser, essencialment, accessible només als membres i als afectats. La informació sobre l'òrgan, les sessions, i la documentació annexa és accessible solament als membres i afectats. Hi ha certes restriccions que matisen aquesta visibilitat. Per exemple, la documentació de natura restringida només és accessible als membres.
Òrgans restringits a membres
Ún òrgan restringit a membres és caracteritza per ser, essencialment, secret. La informació sobre l'òrgan, les sessions, i la documentació annexa només és accessible pels seus membres. Fins i tot la pròpia existència de l'òrgan només és coneguda pels membres.
Rols respecte un òrgan
Sobre l'entitat òrgan es defineixen també els rols que juga cada actor en l'òrgan. La edició d'aquests rols es fa emprant la pestanya «Comparteix» com es veu a la imatge següent:
Es poden atribuir rols tant a usuaris concrets com a grups LDAP d'usuaris —consulteu el vostres TIC de suport si no coneixeu els grups LDAP—.
Naturalment, una mateixa persona pot tenir més d'un rol en un òrgan. Per exemple, si l'usuari «marta.matarrodona» té el rol de secretari, molt probablement també sigui una persona a qui afecta l'òrgan, i.e.: un afectat. En aquest cas, seria convenient que tingués ambdós rols. Generalment, no trobarem casos en que una persona tingui rols de secretari i, alhora, de membre de l'òrgan. Acostuma a passar que hom és membre de l'òrgan per que és secretari. AIxò no obstant, des d'un punt de vista tècnic, no hi hauria cap problema si sobre un actor concorren els rols de secretari i membre simultàniament.
Rols i pertanyença oficial
És molt important entendre bé la diferència entre els rols que aquí es consignen i la pertanyença oficial a un cert òrgan de govern. Són dos aspectes relacionats però diferents. Des d'un punt de vista legal, un òrgan (col·legiat) està format per un seguit de membres.
Comparteix: