Vés al contingut (premeu Retorn)

Subscriu-te a les notificacions

Sou a: Inici / Òrgans de Govern / Documentació / Manuals / Conceptes bàsics

Conceptes bàsics

Òrgans, sessions i rols

L'aplicació s'estructura en base a dos eixos principals: l'òrgan i els actors.

Un òrgan és la representació dins l'aplicació d'un òrgan de govern de la UPC. És per això que els atributs d'un òrgan inclouen la llista de membres o el nom de l'òrgan. Un òrgan conté una sèrie de sessions. Una sessió és la representació dins l'aplicació de cadascuna de les sessions (també conegudes com reunions, convocatòries) que fa l'òrgan. Els atributs d'una sessió inclouen un ordre del dia, una data i hora, uns documents de suport, una acta, etc.

Els actors són totes les persones que d'una o altra forma tenen alguna relació amb un òrgan. La relació d'un actor amb un òrgan pot ser de diverses naturaleses. D'aquestes naturaleses en direm rols. Un actor té un cert rol respecte un òrgan. Per exemple, la persona P pot ser membre de l'òrgan O. En aquest cas direm que el rol de P en l'òrgan O és de membre. Altres rols existents són els de secretari —el responsable legal de l'òrgan— o d'afectat —la persona a qui afecten les decisions de l'òrgan—. Com és natural, un actor pot jugar més d'un rol en un òrgan, Per exemple, en pot ser membre i, al mateix temps, afectat.

Cicle de vida i estat d'una sessió

El funcionament típic d'un òrgan es basa en preparar sessions, convocar-les, desenvolupar-les i tancar-les. Aquesta rutina típica l'anomenem cicle de vida d'una sessió. Un cicle de vida típic podria ser el següent:

  1. El secretari d'un òrgan crea una nova sessió per desenvolupar-la d'aquí un mes. Emprant l'aplicació, en va preparant l'ordre del dia i organitzant la documentació associada si escau.
  2. Quan la sessió està preparada i arriba la data adequada, emet una convocatòria als membres de l'òrgan. L'aplicació hi dóna suport.
  3. Els membres accedeixen a l'eina de gestió per consultar l'ordre del dia i la documentació annexa.
  4. Arribat el moment, es desenvolupa la sessió. Usen l'aplicació per projectar la informació durant la sessió i per anotar els resultat de les votacions dels acords sotmesos a la consideració de l'òrgan.
  5. Una vegada acabat el desenvolupament de la sessió, es comunica als afectats els resultat final.
  6. Després d'aixecar-ne l'acta i aprovar-la, s'incorpora a la sessió i es tanca definitivament.

L'aplicació dóna suport a un model de cicle de vida estàndard. A mida que una sessió va evolucionant per aquest cicle de vida, passa per diversos estats. En cada estat, el comportament de la sessió canvia. Per exemple, fins que la sessió no s'ha desenvolupat, els afectats no poden accedir a la informació de la sessió.

Elements del sistema

Considerem elements del sistema els ja esmentats: Unitats, Òrgans de Govern, Sessions, Punts/Acords, Documents/Fitxers. Tots aquests elements s'interrelacionen entre ells (segons el gràfic anterior), cada un té les seves característiques o camps i una funció específica que es descriu en la taula següent:

 

Element

Funció / Característiques

Unitat

És la entitat que gestionarà un conjunt d'òrgans i serveix tant per agrupar-los com per concedir una sèrie de rols i permisos a tots els òrgans i components que s'hi gestionin.

La pròpia informació es la següent:

 

  • Títol
  • Descripció
  • Possibilitat de fer servir una capçalera personalitzada, incorporant una imatge pròpia i no la de defecte del sistema

Es podran assignar rols/permisos a nivell d'unitat o bé a nivell d'òrgan (veure'm el detall en l'apartat de Rols).

 

Òrgan de govern

Conté la informació general de l’Òrgan i té els següents camps:

 

Pestanya general, Òrgan:

Pestanya Membres:

      • Composició
      • Convidats
      • Adreça de correu de membres i convidats

Pestanya Afectats:

      • Adreça dels afectats

Pestanya de Plantilles dels missatges:

  • Introducció de convocatòria
  • Introducció de la notificació als membres
  • Peu del missatge
  • Peu de l'acta

Sessió

Recull tota la informació de cada sessió:

 

Pestanya Per defecte de la Sessió:

      • Títol de la sessió.
      • Número de sessió (generat automàticament, no modificable)
      • Lloc de la sessió.
      • Data/hora de l'esdeveniment: Inici / finalització
Pestanya Membres:
      • Convocats (*): inicialment, les persones que composen l'òrgan.
      • Convidats.
      • Excusats.
      • No assistents.
      • Adreça de correu de membres i convidats (*)
Pestanya Afectats:
      • Adreça de correu dels afectats
Pestanya Plantilles:
      • Introducció de convocatòria (*)
      • Peu del missatge (*).
A més tindrà un Estat (veure apartat Estats de la Sessió)

Punt informatiu / Acord

Les sessions estan organitzades en un ordre del dia a tractar que el composen tant punts informatius com acords acompanyats de la seva documentació (fitxers i documents). Les dades que contindran són:

 

  • Títol
  • Contingut
  • Estat d'aprovació (Llista dels que s'han definit en l'Òrgan de Govern) -en cas d'acord-
  • Número de punt (automàtic)
  • Número d'acord (automàtic) -en cas d'acord-
  • Fitxers annexes (públics i reservats)
  • Documents annexes (públics i reservats)

Document

Els documents s'adjunten als punts informatius i als acords i contenen:
  • Títol
  • Descripció
  • Contingut del document (públic i/o reservat).

Fitxer

Igual que els documents, els fitxers s'adjunten als punts informatius i als acords i contenen:
  • Títol
  • Descripció
  • Contingut del fitxer (públic i/o reservat)

Acta

L'acta de la sessió es crearà un cop realitzada aquesta i contindrà la informació del què s'hi ha tractat i dels acords presos, amb la següent informació:

      • Títol de la sessió
      • Dades de la sessió: data, hora i lloc (*).
      • Persones:
        • Assistents (*) : inicialment, les persones convocades a la sessió.
        • Convidades (*).
        • Excusades (*).
        • No assistents
      • Ordre del dia (*)
      • Acta (*), propi contingut de l'acta
      • Peu de l’acta (per les signatures).
      • Fitxers annexes.

Àudio/Vídeo

Fitxers en format àudio i vídeo relacionats amb la realització de la sessió a mode d'acta.

(*) Contingut heretat de l'element (sessió, òrgan de govern, ...) que sigui jeràrquicament superior.

Per generar continguts amb un format determinat o que siguin repetitius, es poden utilitzar plantilles (per a més informació consultar l'apartat utilització de les plantilles a Genweb).

 

Rols i permisos

En l'eina intervenen els següents rols que seran assignats des de la Pestanya Comparteix del propi òrgan:

 

RolFuncióNom del rol
Secretari Responsable funcional de l'òrgan. Podrà gestionar tota la documentació de les sessions així atorgar rols a d'altres persones i fer accions especials com canviar l'estat d'una sessió ja tancada per poder fer rectificacions en cas necessari. OG1-Secretari
Editor Persones que gestionaran la informació, crearan i prepararan les sessions, aportaran la documentació i en general les tasques derivades de la seva execució, comunicació, etc.P OG2-Editor
Membre Persones que componen l'òrgan i podran consultar tota la documentació, assistir a la sessió i prendre les decisions que pertoqui. S'inclourà en aquest rol també, les persones que són convidats permanents a l'òrgan. OG3-Membre
Afectat Persones afectades per les decisions de l'òrgan i que per tant tenen dret a conèixer-les. OG4-Afectat
Altres Persones alienes a l'òrgan, públic en general Anònim

 

Segons aquests rols i els elements es correspondran els següents permisos:

 

VISIBILITAT DE L'ÒRGAN

Tipus Secretari Editor Membre Afectat Anònim
Obert RW RW R R R
Restringit a Afectats RW RW R R --
Restringit a Membres RW RW R -- --

VISIBILITAT DE LES SESSIONS (ORGAN OBERT)

EstatSecretariEditorMembreAfectatAnònim
En preparació RWD RW -- -- --
Convocada RW RW R -- --
Realitzada RW RW R R --
Tancada R R R R R
En correcció RW R R R R

VISIBILITAT DE LES SESSIONS (ORGAN RESTRINGIT A AFECTATS)

EstatSecretariEditorMembreAfectatAnònim
En preparació RWD RW -- -- --
Convocada RW RW R -- --
Realitzada RW RW R R --
Tancada R R R R --
En correcció RW R R R --

VISIBILITAT DE LES SESSIONS (ORGAN RESTRINGIT A MEMBRES)

EstatSecretariEditorMembreAfectatAnònim
En preparació RWD RW -- -- --
Convocada RW RW R -- --
Realitzada RW RW R -- --
Tancada R R R -- --
En correcció RW R R -- --


Llegenda

RW

Pot llegir i pot escriure

R

Només pot llegir la vista pública

RWD

Pot llegir, escriure i esborrar.

--

No té cap visibilitat

 


VISIBILITAT DELS DOCUMENTS I FTXERS DELS PUNTS DE LA SESSIÓ

 

El document/fitxer conté vista

Secretari

Editor

Membre

Afectat

Anònim

PR (Públic i Restringit)

PR

PR

R

P

P

R (Només restringit)

R

R

R

--

P (Només públic)

P

P

P

P

P

Llegenda

PR

Pot llegir i pot escriure

R

Només pot llegir la vista restringida

P

Només pot llegir la vista pública

--

No té cap visibilitat

 

Estat de les sessions

Les sessions poden estar en un dels següents estats

 

NomDescripció
En planificació Estat inicial de la sessió quan es crea. Aquest estat està pensat per als treballs previs: preparació de la sessió, estructuració de l’ordre del dia, recopilació de la informació, etc
Convocada En passar a aquest estat, s'envia un missatge de convocatòria amb els camps definits a l'Òrgan/Sessió) als membres convocats i convidats permanents
Realitzada Un cop es realitzi la sessió i es confeccioni tota la documentació relacionada, aquesta es podrà tancar. El pas a aquest estat implicarà també que la sessió ja ha estat comunicada, és a dir, els acords presos, als membres i afectats.
Tancada Es considera l'estat final de les sessions en el que ja ningú pot editar a menys que es consideri que cal fer una revisió i en aquest cas només el Secretari podrà canviar-la a l'estat següent per fer-ho.
En modificació Aquest estat només al pot gestionar el rol del Secretari

Comunicació de les sessions

Es tracta de la comunicació entre el gestor de l'òrgan (que és qui convoca l'òrgan) i les persones convocades/afectades. Hi ha tres formes de comunicació:

Pas a Convocada (Automàticament)

  • En passar una sessió de l'estat “En planificació” a l'estat “Convocada”, s'envia automàticament un missatge a totes les persones convocades/afectades.
  • Els destinataris del correu electrònic són les adreces consignades al camp “Adreça de notificació” de la sessió.
  • El missatge està composat per:
    • Cos del missatge de convocatòria.
    • Ordre del dia.
    • Enllaç a la sessió.

Botó "Missatge als membres" (Sota petició)

  • Mentre la sessió es trobi a l’estat “Convocada”, si es considera necessari, es pot enviar una comunicació amb el botó “Missatge als membres”.
  • Inicialment, els destinataris són les adreces consignades al camp “Adreça de notificació” de la sessió, però es poden modificar abans de realitzar l’enviament.
  • El cos del missatge és totalment lliure.

Botó "Envia Resum" (Sota petició)

  • Mentre la sessió es trobi a l’estat “Convocada”, si es considera necessari, es pot enviar una comunicació amb el botó “Missatge als membres”.
  • Inicialment, els destinataris són les adreces consignades al camp “Adreça de notificació” de la sessió, però es poden modificar abans de realitzar l’enviament.
  • El cos del missatge és totalment lliure.

Totes les comunicacions deixen un apunt (log) amb informacions bàsiques: qui ho envia, data/hora i destinataris. Aquesta informació la pot consultar el secretari a la sessió des de la que s'ha fet la comunicació.

Estats d'aprovació dels punts/acords

Aquests estats són només a títol informatiu i no tenen cap efecte al funcionament de l'eina ni tenen cap flux de dades associat. Bàsicament serveixen per indicar les diferents situacions en que es pot trobar un punt de l'ordre del dia o acord.

De fet, per defecte l'eina proposa aquests estats però el gestor de l'eina pot definir-ne uns altres i assignar els colors que necessiti al camp "Estats d'aprovació" en el mode edició de l'Òrgan de Govern.

  • Esborrany: La informació no està completa o encara s’està treballant en el seu contingut.
  • Pendent d'aprovació: S’ha presentat a la sessió.
  • Aprovat: S’ha tractat la documentació i s’ha aprovat en la sessió de treball.
  • No aprovat: S’ha tractat la documentació però no s’ha aprovat en la sessió de treball. En aquest cas, es pot indicar el motiu en el document.
  • Informatiu
  • Informat

Adreçament dels Acords

Per tal de simplificar la cerca dels Acords que aproven els òrgans, s'estableix una codificació que servirà per localitzar-los i adreçar-los sense haver de conèixer exactament el camí sencer fins on estan registrats sinó basant-nos en la informació de l'òrgan i sessió en el què es va tractar.

Aquesta codificació es genera de manera automàtica i consisteix en:

 

ACRÒNIM ÒRGAN / ANY / NUM.SESSIÓ DINS L'ANY / NUM. ACORD DINS LA SESSIÓ

per exemple:

J.ETSAB/2017/05/04 es refereix l'acord número 04 de la sessió 05 de l'any 2017 de la Junta de l'escola ETSAB.

En totes les relacions d'acords apareixerà aquest codi que en facilita l'accés.

Difusió de la informació de la sessió (antic Butlletí)

En el moment que s'envia el Resum de la Sessió, l'eina incorpora un llistat de tots els punts de la sessió amb els seus documents i fitxers annexes. Aquest llistat conté els enllaços a cada un dels punts i per tant la informació estarà sempre disponible i amb la visibilitat correcte segons els rols i no caldrà generar cap butlletí especial per desar-lo en d'altres sistemes com es feia en la versió 1.0.

En cas que es necessites la taula que es feia servir amb anterioritat per mantenir la compatibilitat amb usos anteriors i copiar-la a d'altres webs, hi ha un botó que facilita la generació d'aquesta taula. Aquest botó, es pot veure quan es clica la opció "Resum de la Sessió".


arxivat sota: , ,