Normativa d'ús del correu Gmail

Introducció

El consell de Govern del 8 d'octubre del 2019 la UPC va acordar migrar el correu corporatiu als serveis al núvol de Google Workspace, passant a fer servir Gmail com a plataforma de correu: Acord CG/2019/05/26. També  es migren a Google els serveis de calendari i els contactes, a banda de posar a disposició de la Comunitat altres serveis de la suite de Google com ara Drive (servei d'emmagatzematge i compartició de fitxers), Meet (videoconferències), Chat (xat corporatiu).

L'ús d'aquests serveis s'ha de fer amb els següents supòsits:

En el moment que una persona es vincula amb la UPC se li dona identitat digital, que comporta la creació d'un compte a Google Workspace, que es correspon amb una bustia Gmail, la federació de la identitat digital UPC amb la de Google i l'accés a la Suite de Google. El servei de correu i la resta de serveis que ofereix Google Workspace els ofereix Google amb les condicions que estableix en el conveni G Suite per educació. 

Comunicació de la UPC amb la comunitat:

• La UPC es comunicarà amb tot estudiant fent ús exclusivament l'adreça <id_estudiant>@estudiantat.upc.edu. Això inclou les comunicacions automàtiques que es puguin derivar dels processos informàtics i les comunicacions en l'àmbit personal.
• La UPC es comunicarà amb tots els seus treballadors i personal convidat fent ús exclusivament l'adreça <id>@upc.edu. Això inclou les comunicacions automàtiques que es puguin derivar dels processos informàtics i les comunicacions adreçades personalment.
• En cas de tenir doble rol, com a estudiant i personal UPC, la institució s'hi dirigirà pel canal adequat d'acord amb la naturalesa de la comunicació.

Aquesta normativa aplica a la UPC, les entitats del grup i les entitats vinculades i regula:

• L'espai d'adreces de correu
• La gestió del servei de correu i les seves bústies

Aquesta normativa té diversos objectius:

• Simplificar l'espai d'adreces de correu i compatibilitzar-lo amb la identitat digital
• Potenciar les bústies personals, que s'han de veure com un instrument laboral, i disminuir l'ús de bústies no personals, que s'han de reduir al mínim imprescindible.
• Simplificar la gestió tècnica del servei de correu
• Fomentar les polítiques de baixa per tal d'evitar el creixement desmesurat del nombre de bústies i, per tant, del cost del servei
• Garantir unes condicions de servei equiparables a tots els usuaris
• Fomentar l'ús de les bústies de correu per allò que estan pensades i desincentivar el seu ús com a «arxivador general».

Els serveis de Google Workspace també es regeixen per les Condicions d'ús de Google Workspace.

Política de gestió del correu electrònic UPC

Espais d'adreces

Els comptes de correu de la UPC s’organitzen en diversos espais d’adreces per facilitar-ne la gestió. Podeu consultar-el detall a la següent taula: Comptes Correu

Per a l'operativa ordinària del PDI de departaments o centres que ho demanin es crearan àlies @nomdepartament.upc.edu

També s'han creat tres espais d'adreces pels grups d'usuaris. Podeu consultar-ne el detall aquí.

Tipus (perfils) d'adreça

Es dissocien les persones físiques dels càrrecs (fins a un cert nivell). Amb això es busca fer més fàcil la transmissió d'un càrrec a una altra persona i la separació de la vida com a treballador UPC i com a càrrec. Això és especialment rellevant en aquells càrrecs més volàtils (càrrecs electes, càrrecs de confiança, etc.).

Es consideraran els següents tipus de bústies de correu:

Esquema d'adreces

Subdominis pels departaments

Tots els subdominis de @upc.edu els administra la UPC. Podeu consultar en aquesta taula la informació referent als subdominis del correuUPC.

Si un departament vol conservar el seu domini, es gestionarà amb un àlies. Les adreces del departament seguiran el format nom.cognom@dpt.upc.edu, que serà un àlies de l'adreça nom.cognom@upc.edu.

Quan es doni de baixa l'adreça nom.cognom@upc.edu, es donarà de baixa l'àlies.

Cicle de vida

• El rector i el gerent poden sol·licitar una baixa immediata d'una bústia a ATIC quan les circumstàncies així ho requereixin.
• Tota bústia té una única persona responsable a tots els efectes com s'indica a la taula anterior
• Consulteu les carències per cada tipus a aquesta taula.
• Pels comptes genèrics, podeu consultar el seu cicle de vida a aquesta taula.

Àlies

Els àlies es creen sota demanda i per aquestes casuístiques: 

• Per bústies personals que provinguin d'esquemes d'adreçament antics o de canvis d'identitat. En aquest supòsit:
  
  • Es mantindrà un àlies de l'adreça anterior
  • La baixa de l'adreça vigent comporta la baixa automàtica dels àlies associats.
• Per adreces d'òrgan unipersonal: Quan escaigui àlies amb gènere complementari indefinidament (dega.fib@upc.edu + degana.fib@upc.edu).
• Per adreces que no requereixin bústia. Es crearà l'adreça seguint l'esquema d'adreces d'aquest document i es crearà un àlies a una adreça de la UPC. Serveix per poder tenir vàries adreces apuntant a la mateixa bústia sense necessitat de compartir les credencials
  • En aquest cas existirà una adreça de correu sense bústia amb un àlies a l'adreça que es demani, l'adreça destí ha de ser una adreça @upc.edu. Un cop l'any es demanarà la renovació de l'àlies
  • La baixa de l'adreça vigent comporta la baixa automàtica dels àlies associats.

Els comptes de correu de Google a la UPC, pel PTGAS, PDI i estudiantat, tenen l'opció de generar alies automàtics amb l'ús del caràcter "+". Així, per exemple, <nom.cognom>+<cadena>@upc.edu és un àlies automàtic de <nom.cognom>@upc.edu. Podeu utilitzar aquests àlies per categoritzar missatges mitjançant els filtres del gestor de correu Google Mail.

Migració d'unitats amb servei local de correu al servei «correuUPC»

• Les unitats que gaudeixen d'un servei de correu local i decideixen integrar-se al servei «CorreuUPC» ho podran fer d'acord amb els següents criteris:

• S'aplicarà la política d'àlies respecte a les adreces que tenien fins al moment.

• Si la Unitat vol mantenir el subdomini @<unitat>.upc.edu pel PDI es crearà un àlies per cada PDI existent  <id>@<unitat>.upc.edu a <id>@upc.edu. Les altes en aquesta unitat no tindran el subdomini

• Caldrà migrar la totalitat de les adreces del subdomini en qüestió i abandonar el subdomini de correu a tots els efectes.

Espai d'emmagatzematge de la bústia

El servei de Gmail comparteix l'espai d'emmagatzematge amb la resta de serveis de Google Workspace. Consulteu la política d'emmagatzematge de Google Workspace.

Baixes de bústies 

• Per la baixa d'una bústia, es rebrà un avís un mes abans de ser esborrada i un darrer avís una setmana abans. Les baixes immediates sol·licitades per rector o el gerent es faran sense avís previ.
• L'avís es farà usant la mateixa bústia.

Backups de les bústies i restauració

El servei de correu l'ofereix Google. En aquests moments no hi ha un servei de backup i recuperació, els missatges esborrats queden un mes a la paperera. Pots consultar aquesta FAQ per saber com recuperar un missatge de la paperera.

Redireccions

A serveis de correu externs

• La redirecció de l'adreça UPC comporta riscos legals atès que desvia contingut potencialment sensible des del punt de vista legal (protecció de dades, privacitat, etc) a tercers sense que entre aquests i la UPC hi hagi cap acord que n'estableixi les garanties necessàries.
• En virtut del punt anterior s'estableix que no es podrà redireccionar cap bústia de PTGAS o PDI a un servei extern a UPC.

A serveis de correu interns

• Les bústies personals podran redireccionar-se a qualsevol proveïdor de correu UPC.
• No es permeten redireccions entre adreces del servei CorreuUPC excepte en el cas de les adreces genèriques, que poden ser redirigides a adreces personals.

Compliment de la normativa de Seguretat TIC i Protecció de Dades

El servei d'identificació de les Intranets UPC utilitza dades personals subjectes al compliment del RGPD, la LOPDGDD, i l’ENS. Les dades personals són tractades i incloses als tractaments de la UPC per dur a terme una gestió correcta.

Els usuaris poden exercir, en qualsevol moment, els drets d'accés, rectificació, de les seves dades recopilades i arxivades. L'exercici d'aquests drets s’ha d'efectuar mitjançant una comunicació escrita dirigida al delegat de protecció de dades de la UPC a l'adreça d'ATIC.

A part del que s'ha exposat en aquesta normativa, cal seguir la resta d’indicacions per a aquests casos establertes en:el Manual UPC de Protecció de Dades, el Protocol Intern de Seguretat de la UPC  i les condicions d'us recollides en l'avís legal de la web de la UPC .

Consideracions addicionals a les establertes en l’apartat IV "Ús del Correu electrònic", del Protocol Intern de Seguretat (Drets i Obligacions del Personal de la UPC en matèria de Protecció de Dades de Caràcter Personal i Ús de Recursos Informàtics), Annex 5 del Manual UPC de Protecció de Dades.

1. Per al compliment de les tasques i funcions assignades com a membre de la UPC s’ha d’utilitzar la bústia de correu electrònic que la universitat posa a disposició del seu personal i de l’estudiantat. Les comunicacions electròniques com a empleat de la universitat s’han de fer des de i cap a la bústia de correu electrònic que la universitat posa a la seva disposició.
2. En relació amb l’ús del correu electrònic, els membres de la UPC han de fer les accions següents:
1. Abstenir d’enviar o reenviar missatges amb contingut ofensiu, poc ètic, amenaçador, discriminatori, calumniador o que pugui suposar un deteriorament de la imatge de la universitat. En cas de rebre un correu amb continguts d’aquest tipus de qualsevol altre usuari de correu de la universitat, ho ha de posar en coneixement del superior jeràrquic.
2. Abstenir d’utilitzar el correu per a la difusió interna o externa de correu no desitjat o correu brossa, virus i codis maliciosos, així com per a l’enviament de cartes en cadena o l’enviament massiu de correus que no tinguin una relació directa amb les tasques i funcions encomanades. El personal que, en l’exercici de les seves funcions, hagi de fer enviaments massius de correu ha d’utilitzar les llistes de distribució de correu.
3. Abstenir de manipular el contingut de la informació d’un missatge original reenviat, sempre que no s’adverteixi al receptor del tipus de tractament o alteració que se n’ha fet.
4. Abstenir d’enviar manualment o automàticament, mitjançant l’ús de regles de reenviament, missatges amb informació de la universitat a bústies de correus personals fora de l’àmbit professional, llevat que l’òrgan competent ho autoritzi expressament i que l’àrea TIC en tingui coneixement.
5. Assegurar la identitat del remitent abans d'obrir un missatge: amb caràcter general, si no es coneix el remitent d'un correu, i / o l'assumpte de el mateix és estrany tot i haver traspassat el filtre d'SPAM, es recomana contactar amb ATIC (atic@upc.edu) i situar-lo en quarantena fins a disposar de més dades, especialment si conté fitxers adjunts.
6. Revisar la barra d'adreces abans d'enviar un missatge per comprovar que no hi ha destinataris erronis i evitar una bretxa en la confidencialitat de la informació. Fer servir la opció de còpia oculta en missatges que s’envien a un nombre important d’adreces de correu electrònic, per no divulgar les adreces entre les persones destinatàries, preservar la confidencialitat i evitar pràctiques de correu brossa o similars.

El correu electrònic podrà ser controlat per la Universitat, amb la intervenció mínima necessària, i només en aquells casos en els que pugui ser necessari coordinar i garantir la continuïtat de l’activitat laboral en els supòsits d’absències, per la protecció del sistema informàtic de la Universitat i per la prevenció de responsabilitats que es poguessin derivar d’un ús il·lícit del mateix.

Altres normes de bon ús del correu electrònic

1. Emprar l’opció de còpia oculta (CCO), quan s’enviï un missatge a més d’una persona destinatària que no formi part de la UPC. 

2. Utilitzar l’opció de reenviar només en els casos en què la persona destinatària pugui accedir tant a l’emissor del missatge, com el seu contingut, i tota la informació de la cadena de correus que en formen part. 

3. Eliminar el peu de signatura, si s’envia un missatge privat des del correu professional. 

4. Revisar les adreces dels destinataris, abans d’enviar el missatge. 

5. Fer servir el servei Mylist, en comptes de la còpia oculta, pels enviaments massius d'un correu electrònic.

6. Per no difondre de forma injustificada adreces de correu de tercers quan es reenvia un correu electrònic, eliminar les adreces dels anteriors destinataris. 

7. Identificar clarament i concisa l’assumpte. 

8. No incloure dades personals a l’assumpte. 

9. Evitar paraules o expressions que puguin activar els programes antiinundació (antispam). 

10. Revisar la possibilitat de revelar el contingut del missatge abans d’enviar-lo. 

11. Emprar el peu de signatura automàtic dels missatges de correu electrònic, d’acord amb el model corporatiu establert, que inclou la clàusula de confidencialitat. Quan es tracti de missatges amb finalitats personals, cal suprimir el peu de la signatura. 

12. Organitzar els missatges enviats i rebuts en carpetes. Mantenir la safata d’entrada actualitzada. 

13. Evitar enviar arxius, enviar enllaços a repositoris on hi ha els arxius.

Conseqüències de l’incompliment d’aquestes normes d’ús del correu electrònic 

L'incompliment dels compromisos per part del propietari d'una bústia o adreça pot implicar la cancel·lació immediata de la bústia o adreça.

Entre d'altres, es consideren actuacions incorrectes:

• Les que vulneren les normes de seguretat de la UPC, la RGPD i les bones pràctiques

• L'ús d'adreces temporal amb finalitats diferents de les descrites

• L'ús d'adreces tècniques per a finalitats diferents de les descrites