La UPC ha signat l'acord amb Google, que posa els serveis de Google Workspace a disposició de tota la comunitat UPC sota aquestes condicions d'ús, que s'afegeixen a les pròpies de condicions d'ús definides per Google.

Serveis de Google Workspace  a disposició de la comunitat UPC

Podeu consultar la llista completa dels serveis que formen part de Google Workspace

Pel que fa al servei de correu Gmail té unes normatives d'ús pròpies que podeu consultar a Condicions d'ús del correu i la Normativa d'ús del correu

Qui pot utilitzar Google Workspace 

Els serveis de Google Workspace estan disponibles per la comunitat UPC i en pot fer ús qualsevol persona amb identificació única UPC. 

Consulteu els diferents perfils de vinculació amb la UPC i els procediments per accedir als serveis UPC

Compromís dels usuaris d'un compte de Google 

Els compte Google son únics i personals. La persona amb compte es compromet a:

1. Respectar aquesta normativa i fer un bon ús dels serveis de Google Workspace.
2. No compartir informació que contingui dades sensibles o confidencials a membres de fora o de dins de la institució. 
3. Utilitzar el compte per a ús i finalitats lligades a les activitats de docència, de recerca, de transferència de tecnologia o de gestió.
4. Avisar al Servei d’Atenció TIC de les possibles fallades de funcionament.

L'incompliment d'aquesta normativa pot implicar la cancel·lació immediata del compte.

Compromís dels administradors de Google Workspace

Els administradors de comptes es comprometen a:

1. Avisar al Servei d’Atenció TIC de les possibles fallades de funcionament dels comptes Google
2. Informar el Responsable de seguretat (RGPD) de l’ús incorrecte d'un compte Google i de qualsevol altre incident de seguretat. Comunicació d'incidències. 
3. Impulsar el compliment de totes aquestes normes a tots els usuaris de comptes Google

L'incompliment dels compromisos per part dels administradors pot implicar la cancel·lació immediata de la funció d'administrador.

Compartició de documents de Google Workspace 

Els documents de Google Workspace es poden compartir, i és responsabilitat de qui fa la compartició vetllar per la protecció de les dades personals que puguin contenir els documents. Consulteu el Manual de protecció de dades de la UPC.

Tothom té habilitada la compartició amb altres usuaris de la comunitat UPC. Si es vol compartir amb usuaris de fora de la UPC s'ha de sol·licitar seguint el següent procediment. 

Quan es comparteix informació amb persones de fora de la UPC el sistema obre una finestra advertint que s'està compartint un arxiu fora de la comunitat UPC. En el moment de compartir un document fora de la UPC encara hem de ser més curosos amb la protecció de dades, i si el document conté dades sensibles i/o confidencials assegurar-nos el compliment de les regulacions i lleis de protecció de dades. Consulteu tota la informació relativa a protecció de dades a la UPC.

Gravacions de sessions del Meet

Depenent del perfil de cada usuari aquest tindrà determinades funcionalitats activades.

Els usuaris amb la funcionalitat de gravació han de tenir en compte que només hem de fer ús de la gravació del Meet si és estrictament necessari, ja que gravar la imatge i veu de persones és un tractament de les seves dades personals. Per fer-ho cal una legitimació.

Consultar la documentació de com gravar amb el Meet 

Còpies de seguretat dels documents de Google

La UPC no realitza cap mena de còpia de seguretat dels documents que hi ha a Google Workspace (ni del Drive, ni del correu). És Google qui garanteix la seguretat de les dades.

Els documents o correus esborrats es mouen al contenidor anomenat Paperera. La política general de  Google és mantenir 30 dies els objectes de la paperera. Passats aquests 30 dies s’esborren definitivament. Si abans dels 30 dies l'usuari purga la paperera els documents s'esborraran definitivament.

El servei de recuperació de dades que ofereix la UPC als seus repositoris de fitxers no aplica a la Google Workspace.

En el cas de Google Docs hi ha la funcionalitat d'historial de versions que permet veure quins canvis s'han fet en un document i recuperar versions anteriors.

Baixes dels comptes de Google Workspace

En el moment que un usuari es doni de baixa deixarà de poder accedir als serveis de Google, però la informació del compte es mantindrà durant cinc anys, per tal que els documents dels quals és propietari i té compartits amb altres usuaris, continuïn sent accessibles.

Passats aquests cinc anys tots els documents d'aquesta persona es migraran a un compte genèric de la UPC i el compte de l'usuari desapareixerà definitivament.

Compliment dels reglaments i lleis de protecció de dades  per part de Google LLC

El G-suite for Education de Google té una certificació aprovada pel "Centro Criptológico Nacional" amb col·laboració amb el "Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas" per proporcionar serveis externalitzats que compleixin amb les mesures de seguretat de nivell ALT establertes per les administracions públiques en el Reial Decret que defineix l'ENS. Més informació en aquest enllaç: https://www.ccn.cni.es/index.php/es/esquema-nacional-de-seguridad-ens/empresas-certificadas.

L'"Agencia Española de Protección de Datos" va resoldre el juny del 2017 que el servei Google G Suite complia amb els requisits de seguretat i privacitat establerts en el RGPD.
Google se sotmet periòdicament a diverses auditories fetes per entitats independents per tal de mantenir els certificats ISO 27001, ISO 27017 i ISO 27018.

Documentació sobre la protecció de dades personals a la UPC

A part del que s'ha exposat en aquesta normativa, cal seguir la resta d’indicacions establertes en: el Manual UPC de Protecció de Dades, la Política de seguretat de la Informació, la Normativa de seguretat pròpia de la UPC i les condicions d'us recollides en l'avís legal de la web de la UPC.