Reserva de sales

Com funciona la reserva de recursos

 Documentació de Google sobre reserva de recursos

Per crear sales o altres tipus de recursos cal crear prèviament edificis que contindran les sales.

No es pot restringir la seva visibilitat a certs usuaris, qualsevol veurà els edificis i els recursos que hi conté. Sí que el sistema va aprenent quines sales són les favorites de l'usuari, i li van sortint les primeres al desplegable de selecció.

Per cada sala es genera un calendari que permet gestionar les reserves. La visibilitat d'aquest calendari sí que es pot gestionar i donar permisos:

• Permetre a un grup de persones poder fer reserves. A l'hora de fer reserves es pot configurar que vegin el títol de les reserves existents o només que hi ha una reserva (valor per defecte).
• Permetre a un grup de persones modificar les reserves existents
• Permetre a un grup de persones modificar les característiques de la sala, així  com les reserves

 Com gestionar els grups de Google.

Cal tenir en compte que quan afegim un grup de Google a la convocatòria d'un esdeveniment els propietaris del grup també apareixen convocats, això és un inconvenient quan tenim usuaris dintre d'un grup per tal d'administrar-ho, però en realitat no és membre. En enviar una convocatòria de Calendar, l'envia a tots els membres i els propietaris són considerats membres. Quan tinguem operativa l'aplicació de grups aquest inconvenient millorarà.

Com donar d'alta els edificis i recursos

Plantilla per a la creació d'edificis i sales

Feu-vos una còpia de la plantilla i empleneu-la. Esborreu la fila que s'ha posat a tall d'exemple.

La informació para donar d'alta edificis: 

• ID
• Nom
• Descripció (opcional)
• Plantes
• Adreça (opcional)

La informació per donar d'alta els recursos:

• Nom
• Categoria: per defecte serà Meeting Space, l'altre valor és Others
• Edifici
• Planta
• Floor section (opcional)
• Type: camp de text lliure per especificar el tipus de recurs (opcional)
• Capacitat
• Descripció visible per a l'usuari (opcional)
• Descripció interna (opcional)

També és necessari indicar les persones o el grup que gestionarà els calendaris dels recursos i que donarà visibilitat sobre el recurs als usuaris.

Quan es dona visibilitat d'una sala a uns usuaris aquests reben una notificació indicant que un calendari ha sigut compartit amb ells.