Reserva de sales

Com funciona la reserva de recursos

 Documentació de Google sobre reserva de recursos

Per crear sales o altres tipus de recursos cal crear prèviament edificis que contindran les sales.

No es pot restringir la seva visibilitat a certs usuaris, qualsevol veurà els edificis i els recursos que hi conté. Sí que el sistema va aprenent quines sales són les favorites de l'usuari, i li van sortint les primeres al desplegable de selecció.

Per cada sala es genera un calendari que permet gestionar les reserves. La visibilitat d'aquest calendari sí que es pot gestionar i donar permisos.

Per tal que un col·lectiu de persones pugui fer reserves cal assignar-li el permís See all events details.

Si assignem el permís "See only free/busy (hide details)" només permet consultar la disponibilitat de la sala, però no fer reserves. Les reserves que puguin fer els usuaris amb aquest permís són automàticament declinades. Es tracta d'una configuració global al domini que interessa a certes escoles per tal que els estudiants vegin l'ocupació de les sales.

  Com gestionar els grups de Google.

Cal tenir en compte que quan afegim un grup de Google a la convocatòria d'un esdeveniment els propietaris del grup també apareixen convocats, això és un inconvenient quan tenim usuaris dintre d'un grup per tal d'administrar-ho, però en realitat no és membre. En enviar una convocatòria de Calendar, l'envia a tots els membres i els propietaris són considerats membres. Quan tinguem operativa l'aplicació de grups aquest inconvenient millorarà.

Com donar d'alta els edificis i recursos

Plantilla per a la creació d'edificis i sales

Feu-vos una còpia de la plantilla i empleneu-la. Esborreu la fila que s'ha posat a tall d'exemple.

La informació para donar d'alta edificis: 

• ID
• Nom
• Descripció (opcional)
• Plantes
• Adreça (opcional)

La informació per donar d'alta els recursos:

• Nom
• Categoria: per defecte serà Meeting Space, l'altre valor és Others
• Edifici
• Planta
• Floor section (opcional)
• Type: camp de text lliure per especificar el tipus de recurs (opcional)
• Capacitat
• Descripció visible per a l'usuari (opcional)
• Descripció interna (opcional)

També és necessari indicar les persones o el grup que gestionarà els calendaris dels recursos i que donarà visibilitat sobre el recurs als usuaris.

Quan es dona visibilitat d'una sala a uns usuaris aquests reben una notificació indicant que un calendari ha sigut compartit amb ells.