Procediments
Creació d'una unitat compartida
El director/a, l'administrador/a o el cap d'una unitat, centre, departament, servei o gabinet, i els integrants d'un grup de recerca.
No es poden crear unitats compartides amb un usuari genèric.
Com es demana
S'ha de demanar als Serveis TIC que corresponen a la teva unitat. Si treballes a Serveis Generals, ho has de demanar emplenant aquest tiquet a l'ATIC, indicant les següents dades:
- Nom de la carpeta: he de seguir la nomenclatura de noms
- Membres que tindran permisos de gestor: aquestes persones podran després afegir altres membres amb diferenst rols
- Tipus de compartició. S'ha d'escollir si s'habiliten algunes d'aquestes opcions:
- Es podrà donar accés als fitxers a persones que no pertanyen a upc.edu? (*)
- Es pot donar accés als fitxers a persones que no en siguin membres?
- Permetre que els lectors i els usuaris amb permís per comentar baixin, copiïn i imprimeixin fitxers?
(*) Protecció de dades:
En el moment de compartir un document fora de la institució has de tenir en compte, si el document conté dades sensibles i/o confidencials, que et compromets a complir amb la normativa de Seguretat TIC i Protecció de Dades.
Qualsevol utilització incorrecta en la compartició de documents pot suposar la baixa immediata del permís de compartir documents a internet. S’entén per utilització incorrecta: el mal ús dels recursos, la divulgació de dades de caràcter personal o informació confidencial, qualsevol ús que no es derivi del treball estrictament professional, o altres usos que derivin en: infraccions a la Propietat Intel·lectual, falsedat, sabotatge informàtic, frau informàtic, amenaces, calumnies o injuries.
Compartir documentació fora del domini UPC
Documentació sobre la compartició de documents al Drive
El Drive de la UPC ens permet compartir amb qualsevol que tingui un compte Google, aquest procediment ens permetrà compartir documentació amb persones que no tinguin compte Google i publicar continguts a internet.
Qui ho pot demanar
El director/a, l'administrador/a o el cap d'una unitat, centre, departament, servei o gabinet, i els integrants d'un grup de recerca.
No es pot demanar per a usuaris genèrics.
Com es demana
Emplenant aquest tiquet de l'ATIC, indicant les següents dades.
- Nom complet del sol·licitant
- Sigles de la unitat
- Objectiu: perquè s'han de compartir els documents
- Nom complet de totes les persones que han de compartir fora de la UPC
Com es comparteix fora del domini
Una vegada se'ns ha autoritzat a compartir fora de la UPC es poden donar dos casos:
- La persona amb qui volem compartir té un compte de Google, en aquest cas la compartició funcionarà de la mateixa manera que amb els usuaris de la UPC
- La persona amb qui volem compartir no té compte de Google, aquesta persona accedirà mitjançant un codi numèric amb la funcionalitat Visitor Sharing.
Protecció de dades
La compartició dins de Google Workspace és molt senzilla i molt potent, i precisament per aquest motiu hem de ser encara més curosos amb la protecció de dades. Per aquest motiu un cop autoritzat a compartir documents fora de l'àmbit UPC els usuaris rebran un correu amb la següent informació:
A partir d'aquest moment pots compartir documentació fora de l'àmbit UPC.
En el moment de compartir un document fora de la institució has de tenir en compte, si el document conté dades sensibles i/o confidencials, que et compromets a complir amb la normativa de Seguretat TIC i Protecció de Dades.
Qualsevol utilització incorrecta en la compartició de documents pot suposar la baixa immediata del permís de compartir documents a internet. Afectarà “tots” els usuaris que la compartien. S’entén per utilització incorrecta: el mal ús dels recursos, la divulgació de dades de caràcter personal o informació confidencial, qualsevol ús que no es derivi del treball estrictament professional, o altres usos que derivin en: infraccions a la Propietat Intel·lectual, falsedat, sabotatge informàtic, frau informàtic, amenaces, calumnies o injuries.
Configurar un URL específic a un Google Sites
- Els administradors s'ha de comprometre amb la normativa de llocs web de la UPC
- El Site haurà d'incloure la marca UPC, ja sigui en l'opció de configuració del logo de la capçalera, ja sigui configurat al peu. Teniu disponibles els logos al web del Servei de Comunicació
- S'ha de proposar un domini que compleixi amb la normativa de dominis de la UPC
- Nom del web
- Objectiu del web
- Administradors del web
- Unitat funcional responsable
- URL actual: sites.google.com/upc.edu/nom-actual-site
- URL desitjada que haurà de seguir la normativa de dominis UPC: nom-site.upc.edu
Cal tenir en compte
Aquesta petició també inclou la petició de compartir informació fora de l'àmbit UPC (procediment anterior), ja que un Sites de Google no deixa de ser un document del nostre Drive, i si volem publicar-ho a internet cal que qualsevol usuari d'internet el pugui veure. Llegiu el que diu el procediment de compartició fora de l'àmbit UPC per veure quines implicacions relatives a la protecció de dades en té.
Creació d'un grup Google per a una unitat
L'administració d'aquest grup serà delegada a la unitat que fa la petició, aquesta administració és fa des de https://groups.google.com/. Es recomana no modificar els paràmetres de configuració.
El format és nomgrup@unitats.grups.upc.edu, a on nomgrup ha de seguir la nomenclatura de noms
Qui ho pot demanar
PAS i PDI de la UPC, però caldrà l'autorització d'un usuari autoritzat.
Com es demana
Emplenant aquest tiquet a l'ATIC indicant les següents dades:
- Administrador del grup (si no s'indica, serà el mateix usuari autoritzat)
- Nom escollit pel grup, veure la nomenclatura de noms
Augment de quota d'emmagatzematge
A quins perfils se'ls ofereix augment de quota:
PDI, PAS, estudiants de doctorat i comptes genèrics.
S'ha definit una escala de quotes per anar assignant progressivament, i, segons l'ocupació actual del compte o de la unitat compartida, s'assignarà l'esgraó següent de l'escala.
Qui ho pot demanar
El director/a, l'administrador/a o el cap d'una unitat, centre, departament, servei o gabinet, i el responsable d'un grup de recerca.
Com es demana
Una persona autoritzada (director/a, l'administrador/a o el cap d'una unitat, centre, departament, servei o gabinet, i el responsable d'un grup de recerca) ho pot sol·licitar emplenant aquest tiquet, indicant les següents dades:
- Nom i cognoms de la persona que necessita espai addicional
- Motivació raonada de la necessitat
Vigència
Aquests augments de quota es revisaran periòdicament per tal de garantir que el Google Workspace de la UPC no superi la quota total disponible al domini.
Fer servir Drive for desktop
Documentació de Drive for desktop
Requisits
- Si la teva estació de treball és de la UPC i és gestiona centralitzadament, és segur treballar amb Drive for Desktop.
- Si fas servir un ordinador personal, o un de la UPC però que no és gestiona centralitzadament: cal que comprovis els següents requisits, i, en cas de no complir-los, adoptar les mesures correctores pertinents per regularitzar la situació:
- Si aquest ordinador el fa servir més una persona, disposes d’un compte d’usuari i contrasenya independent?
- L’ordinador instal·la de forma automàtica les actualitzacions de seguretat del programari i de sistema operatiu?
- L’ordinador té instal·lat un antivirus amb les actualitzacions recomanades?. En el cas de Windows es suficient amb tenir activat l’antivirus del mateix sistema, Windows Defender
Qui ho pot demanar
El PAS i PDI de la UPC.
No es pot demanar per usuaris genèrics.
Com es demana
Empleneu aquest tiquet a l'ATIC.
La resolució d'aquest tiquet està condicionada a validació per part del responsable corresponent.
Comparteix: