Baixes dels comptes de Google

Transferència de la propietat dels documents

Quan una persona es desvincula de la UPC és responsabilitat seva la revisió dels documents de la seva unitat de Drive que té compartits, i transferir, si escau, la propietat d'aquests documents a un altre usuari.

Com transferir la propietat d'un document

Una vegada revisats els documents del seu Drive cal esborrar-los. Si és necessari pot fer-se una còpia amb l'eina Takeout.

Procediment per evitar la pèrdua de documents dels comptes de baixa

Si fos el cas que un usuari es dona de baixa, i no ha transferit la propietat dels seus documents compartits, s'aplica el següent procediment per evitar la pèrdua de documents:

1. En el moment en què finalitza la vinculació d'una persona amb la UPC el seu compte entra en un període de carència, durant el qual l'usuari continua tenint accés al seu correu Gmail, Drive i als altres serveis que tenia activats, i encara és a temps de transferir la propietat dels seus documents en ús. Consulta els períodes de carència dels diferents perfils.
2. A partir del moment en què finalitza el període de carència el compte queda inaccessible, l'usuari ja no pot accedir als seus documents, però, si va deixar documents compartits, els usuaris amb permisos sí que poden accedir-hi, i cal que algun d'aquests usuaris assumeixi, si s'escau, la propietat del document i gestioni els permisos. Per avisar que cal fer un canvi de propietat, als documents compartits se'ls aplica els següents canvis:
   
   1. Al títol se li afegeixen els literals [A ESBORRAR PER BAIXA]
   2. S'esborren possibles comparticions amb usuaris externs al domini UPC
   3. Es modifiquen les comparticions amb usuaris del domini a només rol de lectura

Aquest procediment no aplica als comptes @estudiantat.upc.edu

Què he de fer si tinc accés a un document amb el títol [A ESBORRAR PER BAIXA] 

Vol dir que estàs accedint a un document que havien compartit amb tu, però el propietari del qual està de baixa, i per tant aquest fitxer acabarà sent esborrat del sistema si ningú no reclama la propietat.

Si vols ser propietari d'aquest document:

1. Crea un document a una unitat compartida o a la teva unitat
2. Copia els continguts del document original
3. Configura els permisos que corresponguin
4. IMPORTANT: per evitar que es generin duplicitats del document, comunica a tots els usuaris amb els quals estava compartit el document original, que, a partir d'ara, el document vàlid és el que tu has creat. 

Quan desapareixen els documents d'un compte de baixa?

Passat el període de retenció de dades de 5 anys, a partir de la finalització de la carència, s'esborra el compte definitivament i tots els seus documents

Les unitats compartides són l'eina adequada per compartir fitxers d'un grup de treball

A la nostra unitat del Drive només hauríem de tenir documents d'ús personal, es recomana l'ús de les unitats compartides quan compartim documents d'un grup de treball, ja que tots els membres de la unitat són propietaris dels documents, i si un membre abandona el grup no cal transferir la propietat dels documents.