Vés al contingut (premeu Retorn)

Sou a: Inici / G Suite for Education / FAQ / Soc TIC, com gestionar unitats compartides al Drive

Soc TIC, com gestionar unitats compartides al Drive

Solucions de Google crea unitats compartides

De moment només poden crear unitats compartides els TIC de la UPC. Us podeu posar en contacte amb la vostra UTG per tal de demanar-ne.

 

Dues opcions per compartir fitxers i carpetes

Al Google Drive tenim diferents opcions per compartir fitxers i carpetes:

  • La meva unitat ("My drive")
  • Unitats compartides ("Shared drives")

Quina és la diferència?

Les unitats compartides de Google Drive («Shared drives») estan pensades per quan es vol compartir fitxers dins d’una unitat o un grup de treball. 

Les dues principals diferències amb el nostre Drive personal i una unitat compartida són:

  • Els propietaris dels fitxers i carpetes de la unitat compartida són tots els membres que hi tenen accés i no d’un sol usuari, per tant, si es donen de baixa membres, no s’esborraran els fitxers, es mantindran perquè la resta hi pugui continuar accedint.
  • La configuració de la compartició és la mateixa per tots els fitxers i carpetes de la unitat, no poden configurar diferents nivells de compartició per diferents subcarpetes. Tots  els membres de l'equip veuen el mateix conjunt d'arxius.

Com m'arriben les peticions de creació d'unitats compartides?

Per demanar una unitat compartida, el cap de la unitat (director d'àrea, cap de servei, d'UTG, de departament, director de centre,etc) ha de posar una incidència a ATIC o als Serveis TIC de la seva unitat, indicant les següents dades.
  1. Nom de la carpeta: he de seguir la nomenclatura de noms
  2. Membres que tindran permisos de gestor: aquestes persones podran després afegir altres membres, cadascun amb el seu nivell de permisos
  3. Tipus de compartició. S'ha d'escollir si s'habiliten alguna aquestes opcions:
    1. Es podrà donar accés als fitxers a persones que no pertanyen a upc.edu?
    2. Es pot donar accés als fitxers a persones que no en siguin membres?
    3. Permetre que els lectors i els usuaris amb permís per comentar baixin, copiïn i imprimeixin fitxers?

 

Com creo una unitat compartida?

Per crear una unitat compartida cal entrar amb el nostre usuari UPC al Google Drive, seleccionar l'apartat Unitats compartides i prémer el botó "Nou" per crear-ne una nova:

 

Nomenclatura dels noms de les unitats compartides

Per poder posteriorment cercar i distingir les diferents unitats compartides les anomenarem seguint la

Nomenclatura dels noms de les unitats compartides.

 

Com configurar els tipus de compartició? 

Segons el que ens hagin indicat a l'alta de la unitat configurarem el tipus de compartició:

 

unitats share 1.png
unitats share 2.png

 

Com afegir membres i amb quins permisos?

Un cop hem creat una unitat compartida, podem afegir-hi altres usuaris, ja siguin del domini upc.edu o externs, a la unitat i donar-los permisos d'accés a tot el seu contingut.

Per fer-ho, cal anar a les Unitats compartides ("Shared drives"), seleccionar la unitat que volem i anar a l’opció «Afegeix membres». Nota: aquesta opció només ens apareix si tenim permisos per fer-ho, l'usuari que ha creat la unitat té permisos per fer aquesta acció.

Nivells de permisos

Per afegir diferents tipus de permisos a diferents conjunts d'usuaris, cal fer el "Afegeix membres" diferents vegades, agrupant els diversos usuaris que tindran els mateixos permisos i triant el permís que volem en la llista desplegable (punt 2 captura anterior).

Permisos possibles:

  • Gestor ("Manager"): permís total, des d'esborrar fitxers i recuperar-los de la paperera, a afegir o treure membres. Pot moure fitxers d'una unitat compartida a una altra.
  • Gestor de continguts ("Content manager"): pot afegir, esborrar i editar fitxers. No pot afegir membres.
  • Col·laborador ("Contributor"): pot afegir i editar fitxers. No pot afegir membres. No pot moure fitxers a la paperera.
  • Pot comentar ("Commenter"): pot veure i comentar fitxers.
  • Lector ("Viewer"): pot veure fitxers.

 Més informació dels permisos a Google Support: en castellà, en anglès.

Compte! Els permisos són per tot el contingut de la unitat compartida

Les unitats compartides estan pensades per compartir tot un conjunt de fitxers i carpetes amb uns permisos determinats amb tot un grup d'usuaris (membres). No poden simular diferents nivells de permisos per diferents subcarpetes (com era habitual en solucions de compartició basades en un servidor UPC). Per tant, si necessitem donar diferents permisos a diferents conjunts d'informació, necessitarem crear diferents unitats compartides.

 

Afegir fitxers i carpetes

Un cop hem creat una unitat compartida, podem afegir-hi fitxers i carpetes.

Per fer-ho, cal anar a les Unitats compartides ("Shared drives"), seleccionar la unitat que volem:

Aleshores premem el botó "Nou" i ens apareixen les opcions possibles per afegir fitxers i carpetes a la unitat compartida:

 

Bones pràctiques per organitzar-les

Les unitats compartides estan pensades per compartir tot un conjunt de fitxers i carpetes amb uns permisos determinats amb tot un grup d'usuaris (membres).

No poden simular diferents nivells de permisos per diferents subcarpetes (com era habitual en solucions de compartició basades en un servidor UPC). Per tant, si necessitem donar diferents permisos a diferents conjunts d'informació (carpetes i fitxers), necessitarem crear diferents unitats compartides.

Tenint això en compte, cada usuari UPC és possible que acabi tenint accés a múltiples unitats compartides, sobretot si treballa en diferents unitats de la UPC (escola, departament, grup de recerca, UTG...) o col·labora en diferents projectes i grups de treball.

Com no hi ha possibilitat de crear cap jerarquia o agrupació entre les diferents unitats compartides que creem, s'ha seguir  la nomenclatura de noms a l'hora de crear-les.

arxivat sota: , ,