Vés al contingut (premeu Retorn)

Drive

Configuració del Drive a la UPC

El Drive a la UPC té les funcionalitats que ofereix la GSuite for Education, a excepció de la possibilitat de compartir documents fora del domini upc.edu. En cas de necessitar aquesta funcionalitat consulteu l'apartat sobre com compartir fora de la UPC.

 

D'entre les funcionalitats del GSuite for Education us en destaquem:

 

Compartició de documents i carpetes

Si volem compartir un document o carpeta del nostre Drive prenem el botó de Compartir.

Ens sortirà una pantalla a on podem indicar amb quin usuari volem compartir (hem de posar el seu compte de google) i li podrem donar tres tipus de permisos:

  • Per editar
  • Per comentar
  • Per veure

Compartir amb persones del domini upc.edu

compartir 0.png


Compartir amb persones de fora de la UPC

Per defecte aquesta funcionalitat no està habilitada i s'ha de demanar seguint aquest procediment.

Una vegada se'ns ha autoritzat a compartir fora de la UPC es poden donar dos casos:

  • La persona amb qui volem compartir té un compte de Google, en aquest cas la compartició funcionarà de la mateixa manera que amb els usuaris de la UPC
  • La persona amb qui volem compartir no té compte de Google, aquesta persona accedirà mitjançant un codi numèric amb la funcionalitat Visitor Sharing(obriu en una finestra nova).

 

Unitats compartides

Què és una unitat compartida

Les unitats compartides de Google Drive («Shared drives») estan pensades per quan es vol compartir fitxers amb una unitat o un grup de treball. 

Les dues principals diferències amb el nostre Drive personal i una unitat compartida són:

  • Els propietaris dels fitxers i carpetes de la unitat compartida són tots els membres que hi tenen accés i no d’un sol usuari, per tant, si es donen de baixa membres, no s’esborraran els fitxers, es mantindran perquè la resta hi pugui continuar accedint.
  • La configuració de la compartició és la mateixa per tots els fitxers i carpetes de la unitat, no poden configurar diferents nivells de compartició per diferents subcarpetes. Tots els membres de l'equip veuen el mateix conjunt d'arxius.

Et pot fer aquestes dues preguntes per esbrinar si et cal una unitat compartida:

  1. Els arxius són d'interès per tots o la majoria dels membres de l'equip o projecte?
  2. Els arxius tracten una mateixa temàtica?
Si no és així, potser et cal més d'una unitat compartida, per cadascuna de les temàtiques.

Qui pot crear unitats compartides

De moment només en poden crear els TIC de la UPC

Com demanar una unitat compartida


 A la petició de creació d'una unitat compartida haurem d'indicar el tipus de compartició:
    1. Es podrà donar accés als fitxers a persones que no pertanyen a upc.edu?
    2. Es pot donar accés als fitxers a persones que no en siguin membres?
    3. Permetre que els lectors i els usuaris amb permís per comentar baixin, copiïn i imprimeixin fitxers?

Com assignem membres i amb quins permisos?

Un cop ens han creat la unitat compartida els membres gestors o administradors, podem afegir-hi altres membresdel domini upc.edu o externs que tinguin un compte Google depenen de la tipologia de compartició que s'ha escollit al moment de demanar l'alta (veure apartat anterior), i donar-los permisos d'accés a tot el seu contingut (ara no es pot compartir amb un usuari que no tingui compte Google).

Per fer-ho, cal anar a les Unitats compartides ("Shared drives"), seleccionar la unitat que volem i anar a l’opció «Afegeix membres» (només els apareix als membres gestors o administradors).

En aquesta nova finestra caldrà:

  1. Afegir noms o adreces UPC (per afegir usuaris amb accés a la unitat)
  2. Seleccionar en la llista desplegable el nivell de permís que els assignem (opcions explicades a continuació)
  3. Prémer "Envia" per notificar als usuaris que tenen accés a una nova unitat compartida

Nivells de permisos

Per afegir diferents tipus de permisos a diferents conjunts d'usuaris, cal fer el "Afegeix membres" diferents vegades, agrupant els diversos usuaris que tindran els mateixos permisos i triant el permís que volem en la llista desplegable (punt 2 captura anterior).

Permisos possibles:

  • Gestor ("Manager"): permís total, des d'esborrar fitxers i recuperar-los de la paperera, a afegir o treure membres. Pot moure fitxers d'una unitat compartida a una altra.
  • Gestor de continguts ("Content manager"): pot afegir, esborrar i editar fitxers. No pot afegir membres.
  • Col·laborador ("Contributor"): pot afegir i editar fitxers. No pot afegir membres. No pot moure fitxers a la paperera.
  • Pot comentar ("Commenter"): pot veure i comentar fitxers.
  • Lector ("Viewer"): pot veure fitxers.

Més informació dels permisos a Google Support: en castellà(obriu en una finestra nova)en anglès(obriu en una finestra nova).

Recordeu! Els permisos són per tot el contingut de la unitat compartida

Afegir fitxers i carpetes

Un cop ens han creat la nostra unitat compartida, podem afegir-hi fitxers i carpetes.

Per fer-ho, cal anar a les Unitats compartides ("Shared drives"), seleccionar la unitat que volem:

Aleshores premem el botó "Nou" i ens apareixen les opcions possibles per afegir fitxers i carpetes a la unitat compartida:

 

Si al moment de demanar la unitat compartida vam escollir alguna d'aquestes dues opcions de compartició (si volem canviar aquestes opcions, haurem d'obrir un tiquet):

  1. Es podrà donar accés als fitxers a persones que no pertanyen a upc.edu
  2. Es pot donar accés als fitxers a persones que no en siguin membres
llavors, a nivell de cada arxiu, podrem definir amb quines persones no membres el volem compartir i amb quins permisos

 

Treballar al Drive sense connexió

S'ha habilitat l'opció per treballar amb documents, fulls de càlcul i presentacions sense connexió, i se sincronitza quan es torna a habilitar internet. Això s'ha de fer des del navegador Chrome, instal·lant una extensió, tal com s'explica a https://support.google.com/docs/answer/6388102.

Una alternativa per treballar sense connexió és fer servir el File stream, que s'explica al següent apartat.

 

File stream: accés en streaming als arxius de Drive del núvol

File Stream és un producte que ens podem instal·lar al nostre ordinador i que ens pot ser útil per:

- Editar amb més comoditat documents en format no Google: si no tenim File Stream, per edita els documents que tenim al Drive, i que no són format Google (per exemple el Microsoft Office), els haurem de descarregar, editar i tornar a pujar. Amb File Stream els editem en streaming, sense necessitat de descarregar-los. De la mateixa manera ens pot facilitar la firma digital de PFD que tenim al Drive.

- Copiar més còmodament els fitxers de les nostre unitats locals al Drive: amb File Stream veiem el nostre Drive com una unitat local com ara la C: o F: , i copiar fitxers entre unitats és molt senzill.

- Alliberar espai de dics local i fer servir menys amplada de banda: amb File Stream els fitxers continuen estan al núvol, però el nostre Drive el veiem com una unitat més (C: o F:) del nostre ordinador.

- Treballar amb els documents de Drive quan no tenim connexió a internet: ens permet sincronitzar els documents al nostre ordinador, els podrem editar durant l'estona que estiguem sense internet, i quan tornem a estar connectats es sincronitzen de nou.

Existeix un altre producte per fer backup del nostre Drive al nostre ordinador i sincronitzar: Backup and Sync 

Comparativa FileStream vs Backup and Sync

Com instal·lar File Stream

Com accedir al meu Drive

1. Veuràs la icona File Stream de Drive Drive File Streama la cantonada inferior dreta en Windows o a la cantonada superior dreta a Mac. Feu click a la icona, i s'obrirà la següent pantalla:

drive file stream 1

Per accedir als teus arxius i carpetes de Drive, fes clic a la icona “Obre carpeta de Drive” carpeta i  us apareixerà el vostre Drive i les unitats compartides (si en teniu)


2. Veuràs que es crea una unitat a El meu ordinador de Windows o un dispositiu en Finder de Mac que rep el nom de Google Drive File Stream. 

Drive file stream 2

Clicant en aquesta unitat us apareixerà el vostre drive i les unitats compartides (si en teniu).

 

 

arxivat sota: , , , , , ,