Vés al contingut (premeu Retorn)

Sou a: Inici / Google Workspace / Productes / Drive

Drive

Protecció de dades

La compartició dins de Google Workspace és molt senzilla i molt potent, i precisament per aquest motiu hem de ser encara més curosos amb la protecció de dades. En el moment de compartir un document fora de la institució has de tenir en compte, si el document conté dades personals i/o confidencials, i comprometre't a complir amb les condicions d'ús de Google Workspace, en concret amb els compromisos relatius a compartició de documents.

 

Espai d'emmagatzematge

A partir de juliol 2022 s'establiran quotes de disc, donat que Google canvia les condicions de llicenciament i deixa d'oferir espai il·limitat.

Hem d'entendre Drive com un entorn de treball, no un espai per arxivar documents. Cal fer un ús responsable de l'espai en disc, i tenir present el cost medioambiental de les notres dades digitals.

Entrant a account.google.com(obriu en una finestra nova) , dins l'apartat "Dades i personalització", trobarem l'espai que ocupen les nostres dades a les diferents aplicacions Google que fem servir:

quota de disc 

 

Prenent "Gestionar emmagatzematge" veurem un desglòs de l'espai ocupat per Drive, Gmail i fotos.

Google ens proposa les següents estratègies per netejar l'espai de disc que ocupem:

https://support.google.com/drive/answer/6374270?hl=es(obriu en una finestra nova)

 

Compartició de documents i carpetes

La compartició a la UPC està configurada de la següent manera:

  • Tothom pot compartir amb qualsevol compte de Google, ja sigui de l'organització upc.edu, com d'altres organitzacions
  • Qui necessiti compartir amb comptes no Google o a internet ha de seguir aquest procediment.

Compartir amb persones concretes amb compte Google

compartir 0.png

A la finestra de compartició podem especificar persones concretes i quins rols els volem assignar. També es pot compartir amb un grup d'usuaris, ves a la documentació de grups per saber quins n'hi ha.

Compartir amb enllaç

Ho farem des de l'apartat "Obtenir enllaç", que ens ofereix diferents opcions:

  • Restringit: compartim amb les persones que haguem indicat
  • upc.edu:  d'aquesta manera estarem compartint amb qualsevol del domini, que inclou el col·lectiu UPC: estudiants, PDI, PAS,  més alguns integrants del grup UPC: FPC, UPCnet, IthinkUPC, més persones convidades o externes que tinguin compte dins del domini.
  • Public: qualsevol que tingui l'enllaç pot accedir

Compartir amb persones que no tenen compte Google

Si la persona amb qui volem compartir no té compte de Google, aquesta persona accedirà mitjançant un codi numèric amb la funcionalitat Visitor Sharing(obriu en una finestra nova).

Canviar el propietari d'un document

Primer hem de compartir el document amb la persona que volem fer propietària, donant-li permisos d'edició. A continuació al desplegable de permisos que té aquesta persona trobarem una opció que diu Convertir en propietari.

Només es possible tranefrir la propietat d'arxius i carpetes entre comptes del mateix domini,.

 

Unitats compartides

Què és una unitat compartida

Les unitats compartides de Google Drive («Shared drives») estan pensades per quan es vol compartir fitxers amb una unitat o un grup de treball. 

Les dues principals diferències amb el nostre Drive personal i una unitat compartida són:

  • Els propietaris dels fitxers i carpetes de la unitat compartida són tots els membres que hi tenen accés i no d’un sol usuari, per tant, si es donen de baixa membres, no s’esborraran els fitxers, es mantindran perquè la resta hi pugui continuar accedint.
  • Tots els membres de la unitat tenen accés a tot l'arbre de continguts. Des del 21/09/2020 també es podran configurar diferents nivells de compartició per diferents subcarpetes. Es recomana dons, que el grup amb permisos de la unitat compartida sigui l'equip basic de treball.
    • Tots els membres de l'equip bàsic veuen el mateix conjunt d'arxius
    • Es poden compartir carpetes i fitxers amb altres usuaris / grups (per exemple grups de treball , convidats, etc)
    • Només els administradors de la unitat poden compartir carpetes

Et pot fer aquestes dues preguntes per esbrinar si et cal una unitat compartida:

  1. Els arxius són d'interès per tots o la majoria dels membres de l'equip o projecte?
  2. Els arxius tracten una mateixa temàtica?
Si no és així, potser et cal més d'una unitat compartida, per cadascuna de les temàtiques.

Qui pot crear unitats compartides i com demanar-ne 

De moment només en poden crear els TIC de la UPC 

(Documentació pels TIC de com crear i configurar les unitats compartides)

Aquest és el procediment per demanar l'alta d'una unitat compartida.

A la petició de creació d'una unitat compartida haurem d'indicar el tipus de compartició:

  1. Es podrà donar accés als fitxers a persones que no pertanyen a upc.edu?
  2. Es pot donar accés als fitxers a persones que no en siguin membres?
  3. Permetre que els lectors i els usuaris amb permís per comentar baixin, copiïn i imprimeixin fitxers?

Com assignem nous membres gestors i amb quins permisos?

Un cop ens han creat la unitat compartida els membres gestors o administradors, podem afegir-hi altres membresdel domini upc.edu o externs que tinguin un compte Google depenen de la tipologia de compartició que s'ha escollit al moment de demanar l'alta. (veure apartat anterior), i donar-los permisos d'accés a tot el seu contingut.

Per fer-ho, cal anar a les Unitats compartides ("Shared drives"), seleccionar la unitat que volem i anar a l’opció «Afegeix membres» (només els apareix als membres gestors o administradors).

En aquesta nova finestra caldrà:

  1. Afegir noms o adreces UPC (per afegir usuaris amb accés a la unitat)
  2. Seleccionar en la llista desplegable el nivell de permís que els assignem (opcions explicades a continuació)
  3. Prémer "Envia" per notificar als usuaris que tenen accés a una nova unitat compartida

Nivells de permisos

Per afegir diferents tipus de permisos a diferents conjunts d'usuaris, cal fer el "Afegeix membres" diferents vegades, agrupant els diversos usuaris que tindran els mateixos permisos i triant el permís que volem en la llista desplegable (punt 2 captura anterior).

Permisos possibles:

  • Administrador ("Manager"): permís total, des d'esborrar fitxers i recuperar-los de la paperera, a afegir o treure membres. Pot moure fitxers d'una unitat compartida a una altra.
  • Gestor de continguts ("Content manager"): pot afegir, esborrar i editar fitxers. No pot afegir membres.
  • Col·laborador ("Contributor"): pot afegir i editar fitxers. No pot afegir membres. No pot moure fitxers a la paperera.
  • Pot comentar ("Commenter"): pot veure i comentar fitxers.
  • Lector ("Viewer"): pot veure fitxers.

Més informació dels permisos a Google Support: en castellà(obriu en una finestra nova)en anglès(obriu en una finestra nova).

Recordeu! Aquest permisos són per tot el contingut de la unitat compartida

Afegir fitxers i carpetes

Un cop ens han creat la nostra unitat compartida, podem afegir-hi fitxers i carpetes.

Per fer-ho, cal anar a les Unitats compartides ("Shared drives"), seleccionar la unitat que volem:

Aleshores premem el botó "Nou" i ens apareixen les opcions possibles per afegir fitxers i carpetes a la unitat compartida:

Sobre aquests fitxers o carpetes poden fer les comparticions que vulguem tal com fent al nostre Drive personal. 

Si al moment de demanar la unitat compartida vam escollir alguna d'aquestes dues opcions de compartició (si volem canviar aquestes opcions, haurem d'obrir un tiquet):

  1. Es podrà donar accés als fitxers a persones que no pertanyen a upc.edu
  2. Es pot donar accés als fitxers a persones que no en siguin membres
llavors, a nivell de cada arxiu, podrem definir amb quines persones no membres el volem compartir i amb quins permisos

 

Moure documents o carpetes cap a una unitat compartida

Podem moure fitxers del nostre Drive a una unitat compartida a la qual tenim permisos, però no podem moure carpetes.

Donat que no podeu moure carpetes heu de recrear l'estructura de carpetes dins de la unitat compartida i a continuació moure-hi els fitxers. POdem moure varis fitxers a la vegada.
Si havies donat accés a d'altres usuaris en la carpeta en "La meva Unitat/My Drive" hauràs de tornar a configurar els mateixos permisos un altre cop dins de la Unitat Compartida.

 

Treballar al Drive sense connexió

S'ha habilitat l'opció per treballar amb documents, fulls de càlcul i presentacions sense connexió, i se sincronitza quan es torna a habilitar internet. Això s'ha de fer des del navegador Chrome, instal·lant una extensió, tal com s'explica a https://support.google.com/docs/answer/6388102.

Una alternativa per treballar sense connexió és fer servir el File stream, que s'explica al següent apartat.

 

Drive for Desktop (abans File stream)

File Stream és un producte que ens podem instal·lar al nostre ordinador i que ens pot ser útil per:

- Editar amb més comoditat documents en format no Google: si no tenim File Stream, per edita els documents que tenim al Drive, i que no són format Google (per exemple el Microsoft Office), els haurem de descarregar, editar i tornar a pujar. Amb File Stream els editem en streaming, sense necessitat de descarregar-los. De la mateixa manera ens pot facilitar la firma digital de PFD que tenim al Drive.

- Copiar més còmodament els fitxers de les nostre unitats locals al Drive: amb File Stream veiem el nostre Drive com una unitat local com ara la C: o F: , i copiar fitxers entre unitats és molt senzill.

- Alliberar espai de dics local i fer servir menys amplada de banda: amb File Stream els fitxers continuen estan al núvol, però el nostre Drive el veiem com una unitat més (C: o F:) del nostre ordinador.

- Treballar amb els documents de Drive quan no tenim connexió a internet: ens permet sincronitzar els documents al nostre ordinador, els podrem editar durant l'estona que estiguem sense internet, i quan tornem a estar connectats es sincronitzen de nou.

Existeix un altre producte per fer backup del nostre Drive al nostre ordinador i sincronitzar: Backup and Sync 

Comparativa FileStream vs Backup and Sync

Com instal·lar Drive for Desktop

Com accedir al meu Drive

1. Veuràs la icona File Stream de Drive Drive File Streama la cantonada inferior dreta en Windows o a la cantonada superior dreta a Mac. Feu click a la icona, i s'obrirà la següent pantalla:

drive file stream 1

Per accedir als teus arxius i carpetes de Drive, fes clic a la icona “Obre carpeta de Drive” carpeta i  us apareixerà el vostre Drive i les unitats compartides (si en teniu)


2. Veuràs que es crea una unitat a El meu ordinador de Windows o un dispositiu en Finder de Mac que rep el nom de Google Drive File Stream. 

Drive file stream 2

Clicant en aquesta unitat us apareixerà el vostre drive i les unitats compartides (si en teniu).

 

 

arxivat sota: , , , , , ,