Baixes dels comptes de Google

Com transferir la propietat dels documents abans de desvincular-se de la UPC

Quan una persona es desvincula de la UPC és responsabilitat seva la revisió dels documents de la seva unitat de Drive que té compartits, i transferir, si escau, la propietat d'aquests documents a un altre usuari.

• Com saber quins documents tinc compartits
• Com transferir la propietat d'un document

Una vegada revisats els documents del seu Drive cal esborrar-los. Si és necessari pot fer-se una còpia amb l'eina Takeout.

Procediment per evitar la pèrdua de documents dels comptes de baixa

Si un usuari és baixa a la UPC deixa de tenir accés al seu compte de Google i als seus documents, però els seus documents compartits segueixen estant accessibles pels usuaris amb els quals els va compartir. Quan s'esborra definitivament l'usuari de baixa també s'esborren els documents de la seva unitat (no els que hagi creat a unitats compatides) i es pot donar el cas que es perdin dades que altres usuaris n'estaven fent ús.

Per evitar la possible pèrdua de documents s'aplica el següent procediment:

1. En el moment en què finalitza la vinculació d'una persona amb la UPC el seu compte entra en un període de carència, durant el qual l'usuari continua tenint accés al seu correu Gmail, Drive i als altres serveis que tenia activats, i encara és a temps de transferir la propietat dels seus documents en ús. Consulta els períodes de carència dels diferents perfils.
2. A partir del moment en què finalitza el període de carència el compte queda inaccessible, l'usuari ja no pot accedir als seus documents. Per tal que altres usuaris que fan ús d'aquests documents s'assabentin de què cal que algú altre assumeixi la propietat, o que es reubiqui a una unitat compartida, s'apliquen els següents canvis als documents compatits:
   
   1. Al títol se li afegeixen els literals [A ESBORRAR PER BAIXA]
   2. S'esborren possibles comparticions amb usuaris externs al domini UPC
   3. Es modifiquen les comparticions amb usuaris del domini a només rol de lectura

Aquest procediment no aplica als comptes @estudiantat.upc.edu

Què he de fer si tinc accés a un document amb el títol [A ESBORRAR PER BAIXA] 

Vol dir que estàs accedint a un document que havien compartit amb tu, però el propietari del qual està de baixa, i per tant aquest fitxer acabarà sent esborrat del sistema si ningú no assumeix la propietat.

Si vols ser propietari d'aquest document:

1. Crea un document a una unitat compartida o a la teva unitat
2. Copia els continguts del document original
3. Configura els permisos que corresponguin
4. IMPORTANT: per evitar que es generin duplicitats del document, comunica a tots els usuaris amb els quals estava compartit el document original, que, a partir d'ara, el document vàlid és el que tu has creat. 

Quan desapareixen els documents d'un compte de baixa?

Passat el període de retenció de dades de cinc anys s'esborra el compte definitivament i tots els seus documents.

Les unitats compartides són l'eina adequada per compartir fitxers d'un grup de treball

A la nostra unitat del Drive només hauríem de tenir documents d'ús personal, es recomana l'ús de les unitats compartides quan compartim documents d'un grup de treball, ja que tots els membres de la unitat són propietaris dels documents, i si un membre abandona el grup no cal transferir la propietat dels documents.

Calendaris compartits

S'està treballant per definir  un procediment semblant pel cas dels calendaris compartits propietat d'usuaris de baixa.