Unitats compartides

Tota la informació de Google sobre les unitats compartides

Què és una unitat compartida

Les unitats compartides de Google Drive («Shared drives») és un espai per al treball col·laboratiu d'una unitat o un grup de treball. 

Les dues principals diferències amb el nostre Drive personal i una unitat compartida són:

• Els propietaris dels fitxers i carpetes de la unitat compartida són tots els membres que hi tenen accés i no d’un sol usuari, per tant, si es donen de baixa membres, no s’esborraran els fitxers, es mantindran perquè la resta hi pugui continuar accedint.
• Tots els membres de la unitat tenen accés a tot l'arbre de continguts. Des del 21/09/2020 també es podran configurar diferents nivells de compartició per diferents subcarpetes. Es recomana dons, que el grup amb permisos de la unitat compartida sigui l'equip basic de treball.
• Tots els membres de l'equip bàsic veuen el mateix conjunt d'arxius
• Es poden compartir carpetes i fitxers amb altres usuaris / grups (per exemple grups de treball , convidats, etc)
• Només els administradors de la unitat poden compartir carpetes

Et pot fer aquestes dues preguntes per esbrinar si et cal una unitat compartida:

1. Els arxius són d'interès per tots o la majoria dels membres de l'equip o projecte?
2. Els arxius tracten una mateixa temàtica?

Qui pot crear unitats compartides i com demanar-ne 

(Documentació pels TIC de com crear i configurar les unitats compartides)

Les poden crear els TIC de la UPC, o es pot fer la solicitud: Aquest és el procediment per demanar l'alta d'una unitat compartida.

A la petició de creació d'una unitat compartida haurem d'indicar el tipus de compartició:

1. Es podrà donar accés als fitxers a persones que no pertanyen a upc.edu?
2. Es pot donar accés als fitxers a persones que no en siguin membres?
3. Permetre que els lectors i els usuaris amb permís per comentar baixin, copiïn i imprimeixin fitxers?

Com assignem nous membres gestors i amb quins permisos?

Un cop ens han creat la unitat compartida els membres gestors o administradors, podem afegir-hi altres membres, del domini upc.edu o externs que tinguin un compte Google depenen de la tipologia de compartició que s'ha escollit al moment de demanar l'alta. (veure apartat anterior), i donar-los permisos d'accés a tot el seu contingut.

Per fer-ho, cal anar a les Unitats compartides ("Shared drives"), seleccionar la unitat que volem i anar a l’opció «Afegeix membres» (només els apareix als membres gestors o administradors).

En aquesta nova finestra caldrà:

1. Afegir noms o adreces UPC (per afegir usuaris amb accés a la unitat)
2. Seleccionar en la llista desplegable el nivell de permís que els assignem (opcions explicades a continuació)
3. Prémer "Envia" per notificar als usuaris que tenen accés a una nova unitat compartida

Nivells de permisos

Per afegir diferents tipus de permisos a diferents conjunts d'usuaris, cal fer el "Afegeix membres" diferents vegades, agrupant els diversos usuaris que tindran els mateixos permisos i triant el permís que volem en la llista desplegable (punt 2 captura anterior).

Permisos possibles:

• Administrador ("Manager"): permís total, des d'esborrar fitxers i recuperar-los de la paperera, a afegir o treure membres. Pot moure fitxers d'una unitat compartida a una altra.
• Gestor de continguts ("Content manager"): pot afegir, esborrar i editar fitxers. Pot compartir. No pot afegir membres.
• Col·laborador ("Contributor"): pot afegir i editar fitxers. Pot compartir. No pot afegir membres. No pot moure fitxers a la paperera.
• Pot comentar ("Commenter"): pot veure i comentar fitxers.
• Lector ("Viewer"): pot veure fitxers.

Més informació dels permisos a Google Support: en castellà, en anglès.

Recordeu! Aquest permisos són per tot el contingut de la unitat compartida

Afegir fitxers i carpetes

Moure documents o carpetes cap a una unitat compartida

Podem moure fitxers del nostre Drive a una unitat compartida a la qual tenim permisos, però no podem moure carpetes.

Donat que no podeu moure carpetes heu de recrear l'estructura de carpetes dins de la unitat compartida i a continuació moure-hi els fitxers. POdem moure varis fitxers a la vegada.
Si havies donat accés a d'altres usuaris en la carpeta en "La meva Unitat/My Drive" hauràs de tornar a configurar els mateixos permisos un altre cop dins de la Unitat Compartida.

Eliminar una unitat compartida

S'ha d'obrir un tiquet a l'ATIC, ja que només els administradors les poden el·liminar. Això sí, abans d'obrir el tiquet s'ha d'haver buidat.